Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать если работодатель потерял трудовую книжку работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки в третьей графе раздела с информацией о работе необходимо внести весь общий стаж работника (если таковой существует), который был приобретен до работы в данной организации. Трудовой стаж вносится суммарным числом без уточнений занимаемых должностей, названий организаций, в которых работал сотрудник, и без указания периода трудовой деятельности. То есть кадровику следует написать общее количество лет, месяцев и дней стажа, не ссылаясь при этом на подтверждающие документы (распоряжения, приказы о приеме/увольнении/переводе работника в предыдущих организациях).
Ниже отметки с общим числом рабочего стажа следует внести все записи из копий приказов с предыдущих рабочих мест сотрудника. Важно проверить, чтобы даты записей суммарно совпадали с общим количеством стажа. В противном случае дубликат трудовой книжки будет признан недействительным. Процесс по сбору копий приказов и распоряжений полностью возлагается на работодателя.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Как поступить сотруднику, чтобы вернуть свой докумен
- Следует написать работодателю, который потерял книжку, заявление о выдаче дубликата, то есть попросить предоставить вам вторую трудовую книжку, по которому руководство обязано выдать её в течение 15 суток. Также можно письменно попросить выдать новую книжку (без всех старых записей). Заявление рекомендуется направлять ценным письмом с описанием вложения, это в будущем послужит доказательством, что вы просили оформить дубликат.
- Нужно подготовить документацию, которая подтвердит стаж до начала работы на месте, где должны оформить дубликат, то есть новенькую книжку. Это может быть трудовые договоры, приказы о назначении на должность, иные трудовые, решение суда, справки от предыдущих работодателей. Все эти документы будет собирать именно работодатель, утерявший книжку. Для этого он может посылать запросы с просьбой дать ему соответствующие документы. Записи о местах и времени работы на них можно восстановить даже в том случае, если организации, где работал сотрудник, уже не существуют. Для этого следует обратиться в городской архив.
- Если работодатель отказывается выдавать дубликат, следует обращаться в суд, Роскомнадзор, ГИТ и Архивную службу.
- Дальнейшая инструкция для работника и работодателя (последнему могут не дать информацию) могут обратиться в Пенсионный фонд, где с 2000 года есть вся информация о местах и времени работы на них каждого гражданина.
- Дубликат, то есть вторую по счёту книжку, заполняют таким образом: в разделе «сведения о работе» в графе 3 – общий стаж, в графах 2 и 3 – дата приёма на работу, название предприятия, должность (в номере 3), увольнение – дата (2), причина (3). Записывать следует только достоверные сведения. Графа 4 существует для номера и даты документа.
- Дубликат отдают сотруднику под расписку.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
В ситуациях, когда утрата документа произошла по вине работодателя, ответственность и необходимость восстановления ложатся не него. Но сотруднику все равно потребуется написать заявление о восстановлении трудовой. Заявление направляется в кадровый отдел.
Если имеется копия трудовой книжки, то ее следует приложить к заявлению. Тогда восстановить трудовую будет проще, процедура восстановления ускорится.
В дубликате трудовой книжки наниматели в основном просто указывают общий стаж работника. При этом они не прописывают прежние места работы сотрудника и ранее занимаемые им должности, что негативно сказывается на положении сотрудника, так как при устройстве на другое место и прохождении собеседования не будет учтен профессионализм кандидата.
Ответственность нанимателя
За халатное отношение к документам организации, в том числе и документам сотрудников, работодателя и исполнителя привлекают к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП.
Размер штрафа за подобные правонарушения составляет:
- для организаций размер колеблется от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. За рецидив данного правонарушения сумма штрафа увеличивается до 70 тысяч рублей,
- для физического лица и индивидуального предпринимателя – от тысячи до 5 тысяч рублей. За повторное совершение подобного правонарушения руководителя организации и ИП штрафуют на сумму от 10 до 20 тысяч рублей.
Такая же мера применяется, если наниматель заполнил трудовую книжку с серьезными ошибками: неправильно указал период работы или вписал не ту должность.
Почему может быть утеряна трудовая книжка?
Для многих очевидно, что трудовая книжка является важнейшим документом при трудоустройстве. В ней содержится трудовой стаж сотрудника, который говорит о его профессионализме. Но и помимо этого она сможет довольно много сказать о своем владельце.
Без наличия трудовой книжки практически невозможно устроиться на новую работу. Но что же может являться причиной утери трудовой книжки работодателем? Возможны несколько вариантов:
- Стандартная утеря по неосторожности;
- Утрата в результате кражи. Причем стоит учитывать, что ответственность будет нести тот человек, у которого находился документ. Так как мы рассматриваем случаи утраты руководителем, то и кража должна быть совершена непосредственно у него;
- Утеря, причиной которой являются различные катастрофы (стихийные бедствия) или же нестандартные ситуации. К таковым возможно отнести наводнения, аварии, пожары и даже некие действия третьих лиц.
Помимо вышеуказанного, работодатель может и намеренно не отдавать трудовую книжку. Подобное является уже не утерей, а умышленным сокрытием.
Утеря может считаться по вине работодателя только в том случае, если на тот момент трудовая книжка находилась непосредственно у него. Если же она была у работника, вне зависимости от обстоятельств, то виновным в утере будет сотрудник. А значит, ответственность будет нести именно он.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
Это важно знать: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Что делать, если потерял трудовую книжку?
Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.
Как правильно составить заявление на восстановление
Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.
Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.
Потеряли трудовую книжку на работе, что делать
Основным документом, который потребуется для восстановления, является заявление человека. Если работодатель потерял трудовую книжку работника, ответственность за получение новой книжки несет компания, где хранилась кадровая документация.
Основанием для начала процедуры восстановления служит заявление, оформляемое от имени сотрудника с соблюдением основных требований к документам:
- В шапке указывают руководителя и название организации, а также ФИО заявителя.
- В основной части пишут о причинах обращения и основаниях для восстановления утраченного документа.
- Внизу заявитель ставит подпись и дату составления.
Если возникли сложности с самостоятельным написанием бумаги, используют бланк компании или просят помочь сотрудника отдела кадров.
Правила составления подобных обращений не предусматривают запрета печатного варианта составления заявления. Главное условие – наличие на заявлении личной подписи сотрудника и даты обращения.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.