Обязанности отдела снабжения на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности отдела снабжения на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Структура отдела снабжения на предприятии

2. Должностные обязанности начальника отдела снабжения

3. Должности отдела материально-технического снабжения

4. Оптимизация работы ОМТС

5. Какие функции выполняет отдел снабжения

6. Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

7. Кто такой «менеджер по снабжению» и с чем его есть?

8. MUST-HAVE для снабженца

Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объёмы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удалённость поставщиков необходимой продукции – всё это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Структура отдела снабжения на предприятии

Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:

логистического или транспортного;
закупок продукции;
планирования;
складского хранения и учёта материалов, производственная база;
по работе с таможней (если материалы для строительства и их часть приобретаются у зарубежных партнёров).

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:

Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчётах за поставленные материалы.

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

Всё, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.

5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.

В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учёта и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование, в том числе:

— изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;

— прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;

— планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;

— оптимизация производственных запасов;

— оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

— сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
— анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
— получение и организация поступления реальных ресурсов;
— заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
— обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
— организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы, включающие:

— контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
— входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
— контроль производственных запасов;
— выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
— анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия;

2. Отраслевая принадлежность;

3. Тип производства;

4. Число и географическое положение поставщиков;

5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов

6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

– группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения – формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

Олег Умрихин, генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

«Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

3.1. Менеджер по рекламации имеет право:

3.1.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.1.2. В случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков обратиться за консультациями в юридическую службу [наименование организации, предприятия] и (или) передать ей все необходимые документы и материалы, относящиеся к поставленному (передаваемому) вопросу.

3.1.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.

3.1.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.1.6. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.1.7. Требовать от руководителя [наименование организации, предприятия] содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.1.8. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] или его заместителям обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.1.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.1.10. Вносить на рассмотрения руководителя организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.1.11. Докладывать руководителю [наименование организации, предприятия] обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

3.1.12. Повышать свою квалификацию.

В функциональные обязанности менеджера по снабжению входит решение вопросов, связанных с материально-техническим обеспечением. Он планирует процесс поставки на производство материалов, рассчитывает нормативы запасов в зависимости от степени потребности в ресурсах. Менеджер контролирует создание новых программ для постоянного обеспечения организации материально-техническими ресурсами.

Этот специалист должен искать поставщиков и отбирать из них тех, кто предлагает более выгодные условия и качественную продукцию. Затем ему необходимо поддерживать отношениями с надежными поставщиками, выявить целесообразность прямого долгосрочного сотрудничества, связанного с закупками ресурсов.

Менеджер проводит переговоры, в ходе которых делает заказы у поставщиков.

Снабженец может также рассматривать предложения продавцов-оптовиков по продаже материалов, просматривая рекламную информацию. Другой его обязанностью является заключение договоров по снабжению, обеспечение доставки ресурсов с соблюдением всех сроков и условий. Он осуществляет обработку поставляемых материалов, проверяет их комплектацию и количество, а также оформляет приемочную документацию.

Менеджер-снабженец выставляет претензии к поставщикам, нарушающим обязательства. Он разрабатывает решения по увеличению эффективности эксплуатации материально-технических ресурсов, предпринимает меры по снижению затрат и выявляет излишки материалов. Данный специалист также решает вопросы по замене дорогостоящих ресурсов на более доступные по цене, но не уступающие в качестве материалы. Еще одна обязанность менеджера – составление заключений о качестве закупаемого сырья.

3.1. Менеджер по рекламации имеет право:

3.1.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.1.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.

3.1.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.1.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.1.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

Кто такой «менеджер по снабжению» и с чем его есть?

Согласитесь, имея малый или средний бизнес просто нецелесообразно открывать свой собственный отдел по снабжению. В таком случае, гораздо экономичнее и логичнее иметь специалиста по снабжению, чем поручать эту работу аутсорсинговым фирмам. В таких организациях одну и ту же работу будут выполнять различное количество людей (логист , менеджер-снабженец , кладовщик , и т. д.)

Менеджер по снабжению относится к категории управленцев, именно он контролирует обеспечение предприятия сырьем, инструментами, оборудованием. Он сам вправе решать каким образом будет осуществлено взаимодействие с партнерами-поставщиками материальных ресурсов, на каких условиях и какую выгоду получит от этого сотрудничества не только сама компания, но и он лично..

MUST-HAVE для снабженца

Следует выделить ряд качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на вакансию снабженца. Для более продуктивной работы, он должен быть: внимательным, стрессоустойчивым, организованным, коммуникабельным, инициативным и ответственным. Кроме того, у менеджера по снабжению должен быть аналитический склад ума, ведь в его обязанности входит анализ закупок и продаж товаров. Поэтому снабженец должен быстро принимать решения на основе сделанного анализа результатов продаж.

Также, претендент обязан иметь представление о логистике, базовых правилах транспортировки, хранения и приема продукции. Должен быть подкован в сфере документооборота, продвижения товара, иметь бухгалтерские навыки по работе с документацией (желательно знать программу «1С») и уверенно «юзать» ПК. Очень важно уметь работать с большим объемами информации, быстро переключаться от одной задачи другой, держать много информации в голове.