Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное задание на командировку нужно или нет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Образец заполнения Т-10а
Скачать бланк служебного задания на командировку — задача несложная. А вот как его грамотно заполнить, если оформлять подобный документ никогда не приходилось? Мы поможем, показав на примере.
ООО «Строительные технологии» проектирует и строит промышленные здания и сооружения. Строительные объекты и заказчики располагаются на территориях, географически удаленных от головного офиса компании. Поэтому сотрудникам ООО «Строительные технологии» приходится часто выезжать в командировки для решения организационных и технических вопросов.
Служебные поездки в компании оформляют полным набором унифицированных форм, в который входит и служебное задание. По договору с ООО «Кондор» для согласования проекта по строительству цеха металлических конструкций в служебную поездку отправилась Ивашова И. Г. — проектировщик ООО «Строительные технологии». Срок командировки — 3 дня, включая время в пути. Проект удалось согласовать не в полном объеме, что и было отражено в форме Т-10а самой сотрудницей (в графе 12) и ее руководителем (в заключении о выполнении задания).
Как в таком случае может выглядеть образец служебного задания на командировку, смотрите ниже:
Скачать образец служебного задания
***
При отправке сотрудников в командировку руководство формулирует цель служебной поездки. Ее прописывают в служебном задании унифицированной формы Т-10а или в другом документе (приказе или самостоятельно разработанном для этой цели бланке). После возвращения из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе, заполняя графу 12 того же бланка Т-10а. Отчитаться можно и иным способом: в служебной записке или в отчете произвольной формы, если унифицированная форма служебного задания в компании не применяется.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Как оформить служебное задание на командировку?
Бланк служебного задания на командировку организация разрабатывает самостоятельно или может воспользоваться унифицированным бланком. Он называется формой N Т-10а. Как заполнять служебное задание на командировку? Все довольно просто, нужно проделать несколько шагов в два этапа – до начала командировки и после ее завершения:
- В форму необходимо добавить название организации и ее код ОКПО.
- Далее бланку присваивается номер, который вносится в специальный журнал.
- Документ обязательно должен содержать ФИО сотрудника, который едет в командировку, и табельный номер.
- В специальную таблицу вносится название отдела сотрудника, его должность, данные о городе (и стране, если поездка заграничная), в который он едет, наименование компании, в которую направлен работник.
- Также следует внести в задание даты командировки.
- В бланке задания есть отдельное поле для указания компании, оплачивающей поездку – бывает и так, что командировку оплачивает принимающая сторона (например, партнер по бизнесу).
- В задание также включается информация о документах, на основании которого оно составлено (докладная записка, приказ по организации и т.п.).
- Также в бланке есть графы о целях поездки.
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
- копия приказа о направлении в командировку;
- копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
- проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
- счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
- документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
- квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
- копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
- другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
- копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Какие документы нужны командированному
К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.
Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:
Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.
Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.
И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.
Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.
Оформленное письменно задание на командировку подписывают:
Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.
Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.
В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.
После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.
На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Ошибка: Работодатель не выплатил сотруднику, вернувшемуся из командировки, среднемесячную зарплату на том основании, что он не выполнил служебное задание.
Комментарий: Работник по возвращении из служебной поездки должен отчитаться о проделанной работе и объяснить причины, по которым служебное задание не могло быть выполнено, но он в любом случае должен получить суточные и средний оклад. Другое дело, если работник во время отпуска прогуливал работу — тогда от принимающей стороны должны быть предоставлены подтверждения прогулов, и сотрудник понесет дисциплинарное наказание.
Ошибка: Заполненное служебное задание не было передано в отдел кадров по возвращении сотрудника из командировки.
Комментарий: Служебное задание — официальный документ, и если на предприятии его оформляют, значит, по возвращении работника документ должен быть передан в отдел кадров и бухгалтерию.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Как правильно составить служебное задание
Любые документы, которые издаются в компании, должны быть оформлены по единым стандартам, принятым для ведения документооборота в рамках конкретной фирмы, с учётом наличия или отсутствия законодательно установленных форм. Для служебного задания они лишь рекомендованы.
Внесение информации в форму Т-10а, как правило, происходит в два этапа:
- первая часть документа должна быть заполнена прежде, чем будет издан приказ о направлении сотрудника в деловую поездку, к этой части относятся «шапка» документа и столбцы в форме с первого по одиннадцатый;
- вторая часть формы, а именно двенадцатый столбец, заполняется уже по возвращении сотрудника из рабочей поездки.
В бланке служебного задания традиционно находит отражение следующая информация:
- название организации и её код ОКПО;
- номер документа и дата его составления;
- Ф. И. О. и табельный номер сотрудника компании, который отправляется в поездку;
- должность сотрудника и наименование структурного подразделения, к которому он относится;
- информация о географии места назначения (страна, населённый пункт и непосредственно компания, куда едет командируемый);
- сроки и длительность поездки (даты отправления в командировку и возвращения из неё, общая продолжительность и срок поездки без учёта времени, затраченного на дорогу);
- информация об организации, оплачивающей расходы на транспорт, питание и проживание в командировке;
- информация о документах, которые служат основанием направления в служебную поездку (план или докладная записка);
- цель поездки.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Кто составляет служебное задание
Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
Что такое служебное задание на командировку
Служебное задание — это официальный внутренний документ компании, он оформляется при направлении сотрудника в командировку.
В нём фиксируется цель поездки, а также перечисляется список задач, которые работник должен выполнить в указанные сроки и при определённых условиях. Оно служит основанием для оформления приказа на соответствующую командировку.
Вернувшийся работник обязан отчитаться о достижении целей, сформулированных в рамках служебного задания, сдать отчёт о расходах, а также командировочное удостоверение.
Существует утверждённая Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ №1 форма служебного задания под названием Т-10а.
От предприятий не требуется неукоснительное использование для ведения документации по командировкам именно этой формы.
Иными словами, любой руководитель предприятия имеет полномочия модифицировать её либо ввести новую (с учётом норм, рекомендованных Госкомстатом).
Важно понимать, что сведения, содержащиеся в служебном задании, должны быть также и в приказе о направлении работника компании в деловую поездку.
Обязательно ли служебное задание
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.