Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить замещение сотрудника на период пребывания на больничном?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом законодательстве не проспано конкретной формы для составления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Данный документ должен быть оформлен, как и прочие бумаги, на листе формата А4 с указанием всех необходимых реквизитов и иной обязательной информации.
Порядок оформления совмещения должностей или профессий
Важно! На оформление совмещения сотрудник должен дать согласие в письменной форме, иначе работодатель не имеет права документально оформить факт совмещения должностей/профессий или замещения отсутствующего сотрудника.
Рассмотрим все этапы документального оформления факта совмещения должностей и замещения отсутствующих на работе сотрудников:
| № п/п. | Этап оформления совмещения и замещения | Подробные сведения |
| 1 | Согласование условий совмещения/замещения | Работодатель оговаривает с подчиненным условия, на которых тот будет замещать отсутствующего работника или осуществлять совмещение должностей без отрыва от основной деятельности. Уточнению подлежат период совмещения/замещения, условия выполнения дополнительных работ, размер доплаты/оклада. |
| 2 | Подача письменного заявления сотрудником | Пока сотрудник не даст письменное согласие, работодатель не имеет законного права оформить совмещение/замещение. Согласие работника выражается путем подачи заявления с просьбой разрешить ему совмещение должностей или замещение отсутствующего сотрудника. |
| 3 | Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору | Условия совмещения должностей или замещения отсутствующего сотрудника прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору, положения которого не влияют на основные функции работника. |
| 4 | Издание работодателем приказа | После того, как приказ будет составлен (подробнее читай далее), сотрудник должен ознакомиться с его текстом и подписать его в знак согласия. |
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.
Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:
- перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
- поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
- для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца ( ст. 72.2 ).
Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.
Приказ на замещение на время больничного образец бланк
Стоит отметить, что совместительство не является основным местом работы, а выполняется в свободное время. Также следует заранее оговорить размер заработной платы для такого сотрудника, поскольку она будет отличаться от той, которую получают на основном месте. Работу по совместительству также нужно оформлять документально. Заполняются служебная записка и приказ. В этих бумагах и прописываются сведения о дате начала работы и размер оплаты труда. Среди всех характеристик совмещение также не позволяет вносить данные о совершении работы в трудовую книгу. Время рабочего дня Замещение и совмещение имеют разные положения относительно времени рабочего дня для сотрудника. Это, прежде всего, связано с тем, что в первом случае сотрудник полностью освобожден от своих прежних обязанностей и занят только новой должностью, а вот совместитель трудится на еще одном производстве.
Прием на работу по договору во время больничного основного работника
Есть ряд нюансов, характеризующих прием на время больничного основного работника (на занимаемую им должность) другого сотрудника компании.
Оформляется замещение посредством составления допсоглашения к действующему трудовому договору с заместителем. При этом он вправе отказаться от подписания этого соглашения.
Если изначально в трудовом договоре работника записано, что он замещает кого-либо в случае болезни, механизм с применением приказа не реализуется, а замещение осуществляется в силу действия трудового договора.
Если же на работу берется новый сотрудник, с ним заключается срочный договор, который закончит свое действие после выхода с больничного основного работника. Приказ о замещении в данном случае также не оформляется.
Замещение на время больничного варианты замены сотрудника
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).
Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс.
В соответствие с ТК РФ, доплата за временно отсутствующего сотрудника начисляется по согласованию сторон – работодателя и сотрудника, которому поручено выполнение дополнительной работы. Таким образом, размер доплаты и порядок ее начисления может быть зафиксирован в:
- трудовом договоре;
- коллективном договоре;
- Порядке оплаты труда, либо иных документов, регламентирующих механизм начисления и расчета зарплаты и прочих денежных вознаграждений на предприятии.
Размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника может начисляться как в фиксированной форме (так называемая «твердая ставка»), так в виде процента от зарплаты. Ниже рассмотрим порядок расчета доплаты по каждому из способов и разберем пример.
Особенности разных условий оформления работников
В ряде случаев достаточно возложить часть работы на другое лицо, но иногда возникает потребность в приеме работника на полноценный рабочий день. Предусмотрены формы приема лиц на должность временно отсутствующего работника.
|
Условие |
Перевод | Замещение | Совмещение |
| Категория работника | Штатный работник | Внешний или штатный работник | Штатный работник |
| Документальное оформление | Дополнительное соглашение, приказ руководителя о переводе | Дополнительное соглашение либо отдельный срочный договор. В случае наличия условия в основном договоре об требовании замещения должности оформление производится только приказом | Дополнительное соглашение к основному договору, приказ |
| График труда | Полный рабочий день | Исполнение собственных и замещаемых обязанностей | В течение времени исполнения основной должности |
| Оплата труда | Выплачивается оклад по должности | Выплачивается оклад по замещаемой должности или доплата в виде разницы | По договоренности в пределах суммы по должности отсутствующего работника |
| Плюсы для работника | Сотрудник освобождается от работы по собственной должности | Обязанности совмещения
осуществляются по аналогичным основной работе должностям |
Работа исполняется в течение трудового дня |
| Плюсы для работодателя | Имеется четко ограниченный перечень функций | Работник несет обязательства по должности |
Невысокая доплата |
Инструкция: составляем приказ о замещении на время больничного
Если выполнение обязанностей сотрудника, ушедшего на больничный, не терпит простоя, то работодатель привлекает к этому другого человека. Для этого оформляется замещение (ст. 72.2 ТК РФ) либо совмещение (ст. 60.2. ТК РФ).
В случае замещения уполномоченное лицо (например, инспектор по кадрам, секретарь) составляет распоряжение о замещении на основании служебной или докладной записки непосредственного начальника заболевшего и письменного соглашения сторон.
Во втором случае составляется распоряжение о совмещении должностей на основании подписанного согласия совместителя. Кроме того, на время больничного работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с другим работником (ст.
59 ТК РФ), приняв его на эту должность как на основное место, так и по совместительству. В этом случае оформляется прием на работу.
Используются унифицированные либо принятые в организации формы. В качестве обоснования указывается причина издания распоряжения.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
О размере доплат за замещение
Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.
Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.
В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.
Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.
Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.
Доплата за временное замещение отсутствующего работника
Как установить доплату за совмещение профессий или должностей — доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника? Надо ли указывать конкретно размер и основание доплаты?
Вопрос: Был издан приказ, ссылаясь на статью 60.2 Трудового кодекса о возложении обязанностей сотрудника, находящегося в отпуске, без освобождения от основной работы.
Исходя из вашего предыдущего ответа, выходит, что это не совмещение должностей, соответственно и статья должна быть другой, а не 60.2 ТК.
Верны ли мои выводы? Если да, то какую статью лучше применить? Будет ли нарушением, когда в приказе для доплаты сотруднику записали следующую формулировку: «установить доплату за временное замещение согласно штатному расписанию по должности начальника отдела»? Понятно, что надо выплатить зарплату по основной работе и доплату в размере оклада начальника отдела. Но будет ли это поводом для претензий со стороны проверяющих и контролирующих органов, в части, что не указываются конкретно размер и основание доплаты?
Ответ: Вынуждены с Вами не согласиться.
В данном случае также применяется ст. 60.2 ТК РФ «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором».
В связи с этим временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим штатным сотрудником (временное замещение) оформите в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.
К сожалению, действующее законодательство не определяет конкретный порядок – как прописать условие о выплате сотруднику доплаты за замещение отсутствующего сотрудника. Сказано лишь, что размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора (ст. 151 ТК РФ).
С учетом того, что в ТК РФ говорится именно о размере доплаты мы советуем в дополнительном соглашении к трудовом договору и приказе указать конкретный размер и основания доплаты. Так Вы наверняка избежите вопросов со стороны проверяющих органов.
Кроме того, порядок выплаты доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника установите в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ).
- Обоснование
- Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника)
- Установление доплаты
За совмещение профессий (должностей) установите доплаты к зарплате сотрудника в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Размер этих доплат может быть любым (ст. 151 ТК РФ). О том, какие еще документы составляются при совмещении профессий (должностей), см. Как оформить совмещение профессий (должностей).
Доплаты к заработку сотрудника, привлеченного ко временному замещению, нужно установить, если на период временного замещения он не освобождается от своей основной работы (ст. 151 ТК РФ). Доплаты установите в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ).
Оформляется временное замещение аналогично совмещению профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).
Если компания-наниматель лишилась ответственного сотрудника из-за травмы или болезни, у нее есть два варианта его временной замены:
Замещение – это временный перевод сотрудника на другую должность, чтобы заменить отсутствующего по болезни коллегу. Новый человек полностью возлагает на себя обязанности «пустующего» участка работы и получает зарплату в соответствии с актуальным для данного направления тарифом. От выполнения прежнего функционала он освобождается.
Важно: Замена заболевшего специалиста – право, а не обязанность его коллег. Если они отказываются выполнять чужую работу вместо своей, работодатель не вправе заставлять их насильно или применять к ним санкции.
Максимальный срок замещения, разрешенный законодательством, – один год. Временная замена оформляется подписанием дополнительного соглашения к трудовому контракту. При длительном сроке коррективы можно вписать в сам договор. Трудовая книжка сотрудника остается без изменений.
Второй возможный путь латания кадровых дыр – совместительство. Это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Закон устанавливает максимальное количество трудовых часов совместителя на «второй» должности равным четырем. За выполнение дополнительных функций в рамках одной компании человеку положена надбавка к заработной плате.
Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.
Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:
- перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
- поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
- для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца (ст. 72.2).
Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.
Когда оформлять приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника
Даже кратковременное отсутствие сотрудника, занимающего ключевую должность, может стать серьезным испытанием для компании. К счастью, существуют вполне законные способы решения этой проблемы, предусмотренные статьей 60.2 ТК РФ: совмещение профессий или должностей, расширение зон обслуживания или исполнение должностных обязанностей временно отсутствующего коллеги без освобождения от предусмотренной трудовым договором работы.
Если работнику поручают работу по другой профессии или должности, оформляют приказ на совмещение должностей (образец), если по аналогичной — расширяют зоны обслуживания, или увеличивают объем работ. Исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги можно поручать как по такой же должности, которую занимает работник, так и по любой другой. При этом от своей основной трудовой функции его не освобождают.
Например, на специалиста кадровой службы можно приказом временно возложить обязанности как ушедшего в отпуск кадровика, занимающего аналогичную должность в том же отделе, так и делопроизводителя или секретаря. Но здесь принципиально важно получить согласие самого сотрудника на дополнительную работу. Расширить круг обязанностей в одностороннем порядке работодатель не вправе. По сути, работник выполняет чужую работу наряду со своей, по-другому расставляя приоритеты и немного уплотняя график.
Выполнение обязанностей в порядке временного замещения:
- требует дополнительной оплаты;
- не отражается в трудовой книжке;
- не выходит за рамки ранее установленной нормы рабочего времени;
- всегда оформляется документами (письменным уведомлением или заявлением, приказом, дополнительным соглашением к трудовому договору и т.д.).