Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к оформлению протокола общего собрания участников ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Снятие полномочий с одного лица и назначение на должность другого может производиться по инициативе самого директора, а также по требованию участников. Обычно Уставом ООО этот вопрос относится к компетенции совета директоров или общего собрания участников ООО с присутствием нотариуса.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Что делать с готовым протоколом?
Его нужно подшить в книгу протоколов общего собрания участников ООО, которую общество обязано вести. В эту книгу должны попадать протоколы всех общих собраний участников общества (п. 6 ст. 37 Закона).
Учтите: любой участник ООО в любое время имеет право ознакомиться с книгой протоколов. По требованию участника ему надо выдать выписку из книги, удостоверенную исполнительным органом общества.
Кроме того, готовый протокол в виде копии надо направить всем участникам общества. Это обязанность лежит на исполнительном органе ООО или лице, которое вело протокол собрания.
Срок для отправки копий – 10 дней после составления протокола. Способ отправки – заказное письмо на адрес участника, указанный в списке участников общества. Другой способ направления копий протокола может быть прописан в уставе ООО (п. 1 ст. 36 Закона).
Собрания общества с ограниченной ответственностью нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания в 2023 году таковы:
- Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
- Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
- Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
- Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
- Секретарь ведет протокол собрания, а также рассылает его учредителям не позднее, чем через 10 дней после собрания
- Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
- Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
- Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в уставе ООО
- По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации компании и еще одну нужно предоставить инспекции при постановке компании на учет
- Учтите, что протокол необходимо будет заверить. В уставе вы сможете установить подходящие варианты заверения: подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. В ином случае нужно будет обращаться к нотариусу для заверения протокола
Смена директора ООО с участием нотариуса
С 2015 года все решения общего собрания участников ООО, в том числе, когда повестке стоит вопрос о смене директора, должны быть заверены нотариально, если учредителями не выбран альтернативный способ подтверждения решений. Как правило, в этом случае одновременно решается вопрос об увольнении действующего гендиректора и назначение нового руководителя.
В протоколе собрания отражается следующая информация:
- общие обязательные сведения (дата, место проведения, состав присутствующих лиц, повестка);
- о прекращении полномочий действующего директора (ФИО, ИНН), с какой даты;
- о назначении нового гендиректора (паспортные данные, место регистрации, ИНН), дата начала полномочий.
Состав присутствовавших участников и факт принятия решения о смене директора ООО нотариус подтверждает выдачей свидетельства установленной формы. Такой порядок применяется в случае наличия в ООО коллегиального органа управления и предусматривает обязанность заверить решение ООО у нотариуса (п.3. ст. 67.1 ГК РФ).
Нотариальное удостоверение решения ООО о смене директора защищает общество от инсайдерского и рейдерского захвата бизнеса, ограничивает возможность махинаций и мошенничества с документами участников. Смена руководителя общества, как лица, имеющего право действовать от имени ООО без доверенности, предусматривает несколько последовательных этапов. Ниже изложена пошаговый порядок действий.
В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?
Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.
Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.
Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.
Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.
Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.
Инструкция по подаче документов для регистрации ООО
Пошаговый план открытия ООО. Требования налоговой к документам. Способы подачи и получения документов…
Читать статью Договор об учреждении ООО
Договор составляется только при наличии двух и более учредителей. Составляем договор об учреждении ООО правильно…
Протокол общего собрания лучше дать на подпись каждому участнику
Порядок ведения протокола общего собрания участников ООО закрепили в п. 6 ст. 37 закона об ООО. Исполнительный орган ООО организует оформление и ведение документа. После того, как встреча закончится, документ подшивают в книгу протоколов собрания ООО. В десятидневный срок с даты составления протокола его копии направляют всем участникам ООО. Протоколы следует хранить по правилам ст. 50 закона об ООО. Согласно закону протокол общего собрания участников ООО должны подписать председатель и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Но есть риск, что кто-либо из участников собрания впоследствии откажется признавать решение, заявит, что голосовал против или не участвовал во встрече. Чтобы этого избежать, попросите всех голосовавших участников расписаться в протоколе общего собрания ООО.
Учредители или участники
Для начала внесем ясность в вопрос – чем отличаются учредители от участников? Хотя эти два слова иногда используют как синонимы, однако они не совсем взаимозаменяемы. Учредители – это лица, которые принимают решение о создании общества с ограниченной ответственностью, а после регистрации ООО в налоговой инспекции они переходят в категорию участников.
Гражданский кодекс и закон «Об ООО», регулируя порядок проведения общих собраний, использует понятие «участники», но эти же положения применяют и для проведения первого собрания учредителей.
Таким образом, протокол общего собрания учредителей ООО – это документ о проведении первого собрания, когда само общество не создано, поэтому и участников у него еще нет. Все остальные протоколы правильно будет называть протоколом общего собрания участников, а не учредителей.
Нормы оформления протокола
Согласно статье 181.2. Гражданского Кодекса, чтобы не допустить нарушения общих гражданско-правовых норм, нужно указать в документе следующие сведения:
- дату, время и место проведения;
- кто принимал участие;
- итоги голосования по всем вопросам повестки дня;
- кто проводил подсчет голосов;
- кто голосовал против принятия решения и потребовал это задокументировать.
Для протокола собрания учредителей не существует определенного, обязательного для всех, образца. Пишется он в свободной форме. Как правило, в каждой организации разрабатывается собственный шаблон этого документа. Главное — сведения, которые должны найти отражение в нем:
- наименование организации;
- дата составления (совпадающая с датой собрания);
- обсуждаемые проблемы;
- принятые по каждому вопросу решения.
Допускается как рукописный, так и напечатанный (даже на пишущей машинке) текст. Заверение печатью его также не обязательно, достаточно наличия вышеупомянутых подписей тех, кто участвовал в совещании. Юр. лица не обязаны заверять свои внутренние деловые бумаги печатью или штампами.
Писать итоговый вариант можно и на фирменном бланке организации, и на простом листе альбомного формата. Количество экземпляров может быть любым, обычно это зависит от количества учредителей на заседании. Каждый из них должен получить свой экземпляр до истечения 10 дней после совещания. Одна копия заверяется в установленном порядке, который оговаривается в уставе общества либо непосредственно в принятом документе. Иначе потребуется нотариальное заверение для каждого отдельного заседания.
В соответствии со ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения подтверждается в отношении ООО путем нотариального удостоверения (после 25 декабря 2019 года). Законны ли решения единственного участника ООО, не заверенные нотариусом? Возможно ли их заверение в настоящее время? Если да, с какого момента считать их действительными (с момента принятия либо с момента заверения нотариусом)?
1. Согласно п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения посредством очного голосования и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении ООО путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
25 декабря 2019 года Президиум Верховного Суда РФ утвердил Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах. В п. 3 данного обзора говориться, что требование о нотариальном удостоверении, содержащееся в пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, распространяется также на решение единственного участника.
Следовательно, все решения единственного участника ООО также необходимо заверять в нотариальном порядке, если только в обществе не установлен альтернативный способ заверения таких решений. В качестве подобного способа можно установить: подписание решения единственным участником общества; использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иной способ, не противоречащий закону.
Отметим, что требование о нотариальном удостоверении обязательно только для решений единственного участника ООО, принятых после 25.12.2019. Решения, которые он издал до этой даты, действительны без нотариального заверения (определение ВС РФ от 30.12.2019 N 306-ЭС19-25147). При этом возможны ситуации, когда единственный участник принял решение о выборе альтернативного способа заверения до 26.12.2019. Согласно абзацу 5 п. 1 письма ФНП от 15.01.2020 N 121/03-16-3 такое решение сейчас также необходимо будет заверить у нотариуса.
2. Решение общего собрания участников ООО, принятое в отсутствие обязательного нотариального удостоверения, ничтожно (п. 107 *(1) постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», смотрите также определения Верховного Суда РФ от 1 февраля 2018 г. N 303-ЭС17-21548, от 4 апреля 2018 г. N 304-ЭС18-2327, от 27 апреля 2018 г. N 303-ЭС18-4407). Очевидно, что данное правило в равной мере применимо и в отношении решений единственного участника ООО (особенно с учетом озвученной выше позиции Верховного Суда РФ).
Обращаем внимание, что в соответствии с п. 2 письма Федеральной нотариальной палаты от 15.01.020 N 121/03-16-3 такое нотариальное действие, как удостоверение решения органа управления юридического лица, совершаемое в соответствии со ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее — Основы), может применяться только при удостоверении решений коллегиальных органов управления юридического лица, поскольку требует участия нотариуса в собрании или заседании органа управления. При этом, по мнению ФНП, решение единственного участника общества с ограниченной ответственностью может быть подтверждено в достаточной степени путем проверки личности и полномочий лица, подписывающего соответствующий документ, что полностью соответствует действиям, совершаемым нотариусом при свидетельствовании подлинности подписи. Таким образом, для подтверждения решения единственного участника общества с ограниченной ответственностью Федеральной нотариальной палатой рекомендовано свидетельствовать подлинность подписи единственного участника общества на таком решении*(2).
Данное обстоятельство, на наш взгляд, позволяет нотариально удостоверить решение единственного участника ООО, принятое довольно значительное время тому назад, поскольку каких-то конкретных сроков в данном случае законодательством не установлено (полагаем, что для третьих лиц такое решение будет иметь силу с момента нотариального удостоверения). Впрочем, поскольку оформление решения единственного участника ООО требует соблюдения минимума формальностей, в большинстве ситуаций он может при необходимости оформить новое решение по тому же вопросу, засвидетельствовав на этот раз свою подпись у нотариуса.
Следует отметить, что правоприменительная практика по рассматриваемому вопросу к настоящему моменту еще не сложилась, поэтому зачастую решения единственного участника ООО (например, касающиеся изменения сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ) могут быть реализованы и без нотариального удостоверения: формально регистрирующему органу для обоснованного отказа требуется провести анализ устава юридического лица на предмет наличия оговорки о порядке подтверждения решения общего собрания (единственного участника), чем он далеко не всегда озадачивается, а признание решения единственного участника недействительным или ничтожным по причине отсутствия нотариального удостоверения в судебном порядке по инициативе регистрирующего органа представляется маловероятным. Вместе с тем такая ситуация создает для организации дополнительные риски, поэтому целесообразно было бы либо прибегнуть к услугам нотариуса, либо принять меры к надлежащему закреплению (например, в уставе ООО) альтернативного способа подтверждения решения единственного участника.
Увеличение уставного капитала
Согласно ст. 17 закона №14-ФЗ удостоверение нотариусом принятия общим собранием решения об увеличение уставного капитала является обязательным требованием. В ином случае налоговая инспекция откажет в регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Увеличить УК можно несколькими способами.
1. За счет имущества самого общества. Обычно увеличение производится на разницу между стоимостью чистых активов компании и суммой уставного капитала (плюс резервный фонд).
2. За счет дополнительных вкладов участников. В этом случае собрание проводится дважды. На первом принимается решение об увеличении УК с нотариальным заверением протокола ООО, на втором — о внесении изменений в устав, связанных с увеличением уставного капитала.
3. За счет вкладов отдельных учредителей и (или) третьих лиц. На собрании одновременно принимаются два решения: об увеличении капитала и номинальной доли внесшего дополнительный вклад участника (либо о принятии третьего лица).
В первом и втором случае решение принимается не менее, чем 2/3 голосов присутствующих на собрании (если Уставом не предусмотрено другое), в третьем случае решение должно быть единогласным. Размер УК должен быть отражен в учредительных документах (Устав), поэтому в инспекцию ФНС необходимо представить заявление по форме Р13001 и протокол ООО, заверенный нотариусом, для внесения изменений в государственный реестр.
Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом.
В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?
Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.
Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.
Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.
Порядок проведения общего собрания ООО
Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:
1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.
Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это — административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.
При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.
2. Регистрация участников
В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии. В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.
Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.
Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.
3. Проведение заседания и оформление протокола
Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом голосов и оформлением протокола.
Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.
Зачитывается повестка дня, проводится голосование, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.
Изучением протокола собрания участников ООО могут заниматься разные контролирующие органы. В 90-ых годах налоговая служба очень тщательно и скрупулезно относилась к этому документу. Его могли десятки раз возвращать на доработку.
В частности, проблемой считалось даже указание некорректного адреса прописки одного из участников. Также требовалась предельная четкость в написании заглавий вопросов повестки дня. Нередко подобные требования влекли за собой привлечение филологов.
Тем не менее, в последнее время, контролирующие органы обращают меньшее внимание на протокол, но тщательно изучают именно заявление.
Это привело к тому, что протоколу, как и самому собранию часто отводится всего лишь формальная роль, что, в свою очередь, приводит к нарушениям процедуры проведения и влечет за собой многочисленные разбирательства и судебные иски.
Требования к протоколу общего собрания участников
В зависимости от того, какое решение оформляется протоколом общего собрания участников ООО, бланк этого документа может содержать различные формулировки. Например, владельцы фирмы могут принять коллективное решение о:
- распределении прибыли;
- выплате дивидендов;
- избрании гендиректора;
- одобрении крупной сделки;
- уменьшении уставного капитала;
- увеличении чистых активов и т.д.
Также оформляется протоколом общего собрания участников ООО их коллективное решение о:
- реорганизации в любой форме;
- ликвидации ООО и т.д.
Предоставление протокола собрания участников при изменениях в ЕГРЮЛ снижает риск отказа со стороны инспекции.
В любом случае в протоколе общего собрания участников будут указаны:
- Номер протокола собрания участников.
- Дата и место его оформления.
- Вид заседания.
- Форма заседания.
- Место и время, когда проходило заседание.
- Общее число владельцев фирмы.
- Число присутствующих владельцев фирмы с их перечислением поименно.
- Фамилия, имя и отчество председателя и секретаря заседания.
- Формулировка повестки дня.
- Формулировка решения владельцев фирмы.
- Результаты голосования.
При составлении протокола общего собрания участников ООО важно учесть, что в зависимости от вида собрания оно может быть:
- очередным;
- внеочередным.
В зависимости от того, в какой форме проводится заседание владельцев фирмы, оно может быть:
- очным, то есть в форме совместного присутствия участников;
- заочным.
Независимо от того, по какому вопросу принималось решение, подписать протокол общего собрания участников ООО должны:
- председатель общего собрания;
- секретарь.
Однако, чтобы исключить риск возможного оспаривания принятого владельцами коллективного решения, рекомендуется собрать подписи со всех, кто участвовал в заседании. Они могут собственноручно расписаться непосредственно в протоколе. Другой вариант для сбора всех подписей – бюллетени по голосованию, где приведены все формулировки повестки дня, по которым требуется проголосовать. Применение бюллетеней по голосованию безопаснее прописать в Положении об общем собрании участников ООО.