Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Шаг 5 — Оформление трудового договора
Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).
Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.
В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.
Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.
Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.
Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.
С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.
Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.
По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:
- предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
- штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
- штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Комментарии к ст. 65 ТК РФ
1. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ.
Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.
Бланки паспорта изготавливаются по единому для всей Российской Федерации образцу и оформляются на русском языке.
Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, образец бланка и описание паспорта гражданина Российской Федерации утв. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828.
2. В соответствии с п. 14 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719) воинскому учету в военных комиссариатах, органах местного самоуправления и организациях подлежат:
а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;
б) граждане, пребывающие в запасе:
мужского пола, пребывающие в запасе;
уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;
успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;
не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу;
не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам, по достижении ими возраста 27 лет;
уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;
прошедшие альтернативную гражданскую службу;
женского пола, имеющие военно-учетные специальности.
Продолжительность нахождения граждан на воинском учете определяется на основании Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
Согласно п. 4 ст. 8 названного Закона документы воинского учета должны содержать следующие сведения о гражданине: а) фамилия, имя и отчество; б) дата рождения; в) место жительства; г) семейное положение; д) образование; е) место работы; ж) годность к военной службе по состоянию здоровья; з) профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях; и) основные антропометрические данные; к) прохождение военной или альтернативной гражданской службы; л) прохождение военных сборов; м) владение иностранными языками; н) наличие военно-учетных и гражданских специальностей; о) наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания; п) возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела; р) наличие судимости; с) бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и на военное время.
Гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
3. Права граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации определены Законом РФ «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации», а также Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и Перечнем должностных лиц, ответственных за регистрацию, утв. Постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. N 713. Работодатель не имеет права требовать от работника документы, подтверждающие его регистрацию.
4. Работодатель имеет право в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»: потребовать от застрахованных лиц при приеме их на работу предъявить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и представить ему сведения, определенные ст. 9 упомянутого Федерального закона, для представления их в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ; дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом Пенсионного фонда РФ.
5. При поступлении на муниципальную службу гражданин в соответствии со ст. 16 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» представляет:
1) заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
2) собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти;
3) паспорт;
4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор (контракт) заключается впервые;
5) документ об образовании;
6) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор (контракт) заключается впервые;
7) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;
8) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
9) заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;
10) сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
11) иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Сведения, представленные в соответствии с названным Федеральным законом гражданином при поступлении на муниципальную службу, могут подвергаться проверке в установленном федеральными законами порядке. В отдельных муниципальных образованиях федеральными законами могут устанавливаться дополнительные требования к проверке сведений, представляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу.
В случае установления в процессе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению гражданина на муниципальную службу, указанный гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в поступлении на муниципальную службу.
Поступление гражданина на муниципальную службу осуществляется в результате назначения на должность муниципальной службы на условиях трудового договора в соответствии с трудовым законодательством с учетом особенностей, предусмотренных указанным Федеральным законом.
Гражданин, поступающий на должность главы местной администрации по результатам конкурса на замещение указанной должности, заключает контракт. Порядок замещения должности главы местной администрации по контракту и порядок заключения и расторжения контракта с лицом, назначаемым на указанную должность по контракту, определяются Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Типовая форма контракта с лицом, назначаемым на должность главы местной администрации по контракту, утверждается законом субъекта РФ.
Поступление гражданина на муниципальную службу оформляется актом представителя нанимателя (работодателя) о назначении на должность муниципальной службы.
Сторонами трудового договора при поступлении на муниципальную службу являются представитель нанимателя (работодатель) и муниципальный служащий.
6. Работодатель и заказчик работ (услуг) в соответствии со ст. 13 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» имеют право привлекать и использовать иностранных работников только при наличии разрешения на привлечение и использование иностранных работников.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).
Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).
В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).
Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.
Другой комментарий к статье 65 ТК РФ
1. В ч.1 комментируемой статьи закреплен перечень документов, которые работник представляет работодателю при заключении трудового договора, то есть при устройстве на работу.
Общая характеристика этих документов заключается в том, что они удостоверяют личность работника, а также его образование и квалификацию. К числу этих документов отнесены следующие:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
В соответствии с п.1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 года N 828, паспорт гражданина РФ является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории Российской Федерации.
В качестве иного документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, могут выступать: свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего возраста); дипломатический паспорт; паспорт моряка, удостоверение личности моряка и др.
В отношении иностранных граждан основным документом, удостоверяющим их личность, является паспорт иностранного гражданина. Иные документы перечислены в ст.10 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»;
— трудовая книжка. Согласно ст.66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При этом в отношении лиц, которые поступают на работу впервые, а также лиц, которые устраиваются на работу по совместительству, ч.1 комментируемой статьи содержит исключение в части, касающейся непредъявления трудовой книжки. В первом случае такой документ у лица, поступающего на работу впервые, отсутствует, а во втором случае этот документ хранится по основному месту осуществления трудовой деятельности;
— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Форма такого свидетельства утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31 июля 2006 года N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению»;
— документы воинского учета. Такие документы предъявляются только военнообязанными и лицами, подлежащими призыву на военную службу. Исходя из п.17 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 года N 719, такими документами являются для призывников — учетные карты призывников, для прапорщиков, мичманов, старшин, сержантов, солдат и матросов запаса — алфавитные карточки и учетные карточки, офицеров запаса — карточки первичного учета;
— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Данный документ предъявляется, если трудовая деятельность требует специальных знаний или специальной подготовки.
В частности, ч.7 ст.60 ФЗ «Об образовании в РФ» выделяет следующие виды документов об образовании и о квалификации, выдаваемых лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию:
1) диплом о среднем профессиональном образовании (подтверждает получение среднего профессионального образования);
2) диплом бакалавра (подтверждает получение высшего образования — бакалавриат);
3) дипломом специалиста (подтверждает получение высшего образования — специалитет);
4) диплом магистра (подтверждает получение высшего образования — магистратура);
5) дипломом об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (подтверждает получение высшего образования по подготовке кадров высшей квалификации, осуществляемой по результатам освоения программ подготовки научно-педагогических кадров соответственно в аспирантуре (адъюнктуре), программ ординатуры, ассистентуры-стажировки).
Приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 года N 1100 утверждены образцы и описания документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним;
— еще одним дополнительным документом является справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такой документ необходим в случае, если лицо поступает на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Например, к данным видам деятельности относятся педагогическая деятельность, клиринговая деятельность (работа в клиринговой организации). Указанная справка выдается в соответствии с Административным регламентом МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденным приказом МВД России от 7 ноября 2011 года N 1121.
2. Часть 2 комментируемой статьи наделяет работодателя правом требовать иные документы, помимо указанных в ч.1 комментируемой статьи, если имеет место соответствующая специфика работы, причем только на основании федерального законодательства.
Например, иностранные граждане по общему правилу имеют право осуществлять трудовую деятельность только при наличии разрешения на работу или патента (ст.13 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»).
В соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей обязаны представлять работодателю:
— граждане, претендующие на замещение должностей государственной службы;
— граждане, претендующие на замещение должностей членов Совета директоров Центрального банка Российской Федерации, должностей в Центральном банке Российской Федерации, включенных в перечень, утвержденный Советом директоров Центрального банка Российской Федерации;
— граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы, включенных в перечни, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации;
— граждане, претендующие на замещение должностей, включенных в перечни, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, в государственных корпорациях, Пенсионном фонде Российской Федерации, Фонде социального страхования Российской Федерации, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, иных организациях, создаваемых Российской Федерацией на основании федеральных законов;
— граждане, претендующие на замещение отдельных должностей, включенных в перечни, установленные федеральными государственными органами, на основании трудового договора в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами;
— граждане, претендующие на замещение должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений.
В ч.3 комментируемой статьи содержится запрет относительно требования от работника иных документов, помимо предусмотренных ч.1 комментируемой статьи, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством (ч.2 комментируемой статьи). Данная норма ограничивает злоупотребления со стороны работодателя, который может потребовать предоставления иных документов с целью отказа в заключении трудового договора.
3. В ч.4 комментируемой статьи содержится гарантия, относящаяся к оформлению приема на работу работника, впервые заключающего трудовой договор. В этом случае трудовую книжку и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляет работодатель.
Отметим, что здесь имеется некоторое несоответствие ч.1 комментируемой статьи, из которой следует, что если работник поступает на работу впервые, то трудовую книжку оформляет работодатель, но в отношении страхового свидетельства государственного пенсионного страхования аналогичного исключения не установлено. В то же время норма ч.4 комментируемой статьи за работодателем такую обязанность закрепляет. Полагаем, что с учетом данного положения ч.1 комментируемой статьи требует внесения изменений.
4. Часть 5 комментируемой статьи содержит норму, обязывающую работодателя оформить новую трудовую книжку поступающему на работу работнику, у которого она отсутствует в связи с утратой, повреждением или по иной причине, по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).
Это интересно и полезно! Обстоятельства, расширяющие перечень документов для устройства на работу
Не всегда трудоустройство происходит в штатном режиме, и отличается особыми условиями. Попробуем разобраться в том, какие документы нужны для официального трудоустройства в тех случаях, которые выходят за рамки стандарта.
Если в состав компании, в которую вы трудоустраиваетесь, входят филиалы и отделения, расположенные за рубежом, а вакансия, на которую претендует соискатель, открыта в одном из этих отделений, кандидат может при оформлении предоставить работодателю вместо внутреннего паспорта – загранпаспорт.
Если соискатель, имевший ранее трудовой стаж, оформляется на работу, не имея на руках трудовой книжки, и объясняет ее отсутствие утерей, работодатель имеет право запросить у претендента справку из Стола находок ГУ МВД, подтверждающую факт подачи заявления об утере или краже. В данной ситуации справка входит в обязательный перечень документов при приеме на работу, и соискатель не может отказать работодателю в выполнении его требований, поскольку данная справка является:
- документальным подтверждением указанной соискателем причины отсутствия основного документа;
- основанием для выписки новой трудовой книжки, если с соискателем будет заключен трудовой договор.
Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно
Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.
В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.
Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.
Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.
Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.
Какие документы требуют необоснованно
Для каждой должности существуют правила, предусматривающие необходимость наличия определенной квалификации. Иногда речь идёт о наличии опыта работы. В других случаях требуется диплом о получении соответствующего образования. Если последнее требование в законодательстве отсутствует, то работодатель лишен права требовать соответствующий документ.
Аттестат о среднем образовании не является основанием для подтверждения профессионального уровня работника. Кроме того, он не входит в перечень обязательных документов при приеме на работу. Поэтому требовать его наличия руководитель не имеет права. Даже если речь идёт о работе сторожа или уборщицы, требование предъявить аттестат об окончании школы является незаконным.
Однако необходимо понимать, что для получения диплома такой документ будет необходим, а значит и для дальнейшего занятия профессиональной деятельностью тоже, хотя работодателю его показывать нет необходимости.
Перечень для несовершеннолетних
Процесс трудоустройства несовершеннолетних граждан имеет свои особенности, которые касаются и оформления документов. Этот перечень несколько шире, чем для остальных работников. Так, при заключении трудового договора с несовершеннолетним ребенком работодатель должен запросить:
- Паспорт или свидетельство о рождении;
- Трудовую книжку (при наличии);
- Согласие одного из родителей или иного законного представителя;
- Разрешение органов опеки и попечительства (если ребенок младше 16 лет);
- Аттестат или документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
- Страховое свидетельство;
- Мед справку о состоянии здоровья;
- Справку с места учебы.
Имея в виду, что несовершеннолетний относится к льготной категории наемных рабочих, трудовой договор с ним составляется в соответствии с нормами трудового законодательства. Согласно ТК РФ, ребенок не может трудоустроиться без согласия со стороны родителей или попечителей . По этой причине они должны присутствовать при составлении трудового договора и оформлении документов.
Отсутствие всех необходимых бумаг может иметь неприятные последствия не только для сотрудника, но и для работодателя. Ответственность за нарушения в ходе устройства работников установлена в частях 3,4 и 5 статье 5.27 КоАП РФ.
В соответствии с этими нормами руководителю организации может грозить крупный штраф. Помимо договора заполняется и трудовая книжка, приобретаемая за счет нанимателя.
Дополнительные документы для трудоустройства от сотрудника
Конкретный перечень, какие нужны документы при трудоустройстве дополнительно, зависит от многих обстоятельств, в том числе от:
гражданства нового сотрудника,
его пола и возраста;
специфики будущей работы,
требований к новой должности.
Подробнее о дополнительных требованиях к документам при устройстве на работу, которые должен предъявить новый сотрудник, читайте в таблице.
Объем кадровой документации при трудоустройстве зависит от личности нового сотрудника и от вида работы.
Таблица. Какие нужны документы при трудоустройстве
|
Особенность ситуации |
Дополнительные бумаги |
|
В зависимости от статуса нового работника |
|
|
Документация по воинскому учету, в том числе:
|
|
|
Несовершеннолетний младше 18 лет |
|
|
Иностранный гражданин, постоянно проживающий в России |
Вид на жительство |
|
Иностранец, временно проживающий в России |
Разрешение на временное проживание |
|
Иностранец, временно пребывающий в РФ |
|
|
В зависимости от должности |
|
|
По новой должности опасные или вредные условия работы |
Заключение по итогам предварительного медосмотра, в котором есть:
|
|
По новой должности есть обязательные требования к знаниям |
Документальное подтверждение
Это может быть диплом, сертификат, свидетельство |
|
По новой должности есть запрет на уголовную ответственность |
Справка об отсутствии у нового сотрудника судимости или об отсутствии в отношении него уголовного преследования |
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
«Уязвимые места» ТК РФ
Обычно проблемы начинают возникать уже после увольнения работника. Большинство наших коллег склонны полагать, что раз сотрудник ушел и трудоустроился в другой организации, то и дело с концом. Это однозначно ложное утверждение. В судебной практике имеют место разбирательства, в основе которых уволенные или уволившиеся сотрудники не могли добиться от своего бывшего руководства такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации. В теории можно предположить, что владельцы бизнеса просто не хотят распространять локальные акты компании всем тем, действия которых они не смогут «проконтролировать» в будущем. Смеем предположить, что это происходит просто от незнания трудового законодательства. Так, по мнению судей, при запросе бывшего сотрудника компания, да, обязана выдать, к примеру, акты о несчастном случае, однако, можно предоставить только ту его часть, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет». Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании. Тем, по сути, все равно – как и каким образом гражданин будет «добывать» эти бумаги. Главное, чтобы они в конечном итоге оказались у них на руках.
Совет бухгалтеру: Для того, чтобы избежать лишних недоразумений, можно постараться решить вопрос на месте. Если сотрудник запрашивает у вас локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, то можно вместе позвонить его новому работодателю и «популярно» объяснить, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ. Должно помочь, т.к. неграмотные или просто «ушлые» специалисты едва ли могут парировать вам, если делать сноски на конкретные статьи трудового законодательства. Да и нервы, хоть и бывшего работника, тоже стоит пожалеть. Обычно он ни в чем не виноват.
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!