Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпуск в январе: нюансы оформления и оплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если отпуск начинается в декабре, а заканчивается в январе, то от формулировки текста заявления на отпуск, зависит множество факторов – длительность отдыха, сумма отпускных, дата выхода на работу и т.д.
Отдыхаем больше, получаем меньше
Теперь, когда мы разобрались, как считать дни отпуска в январе 2021 года, попробуем ответить на вопрос, насколько отпускнику выгодно с экономической точки зрения отсутствие на работе в первый месяц года. С одной стороны, это хорошо, т. к. отдыхает человек больше. Но с другой стороны, денег он получит меньше. Почему? Потому что в первом рабочем месяце только 15 рабочих дней, и работники на окладе получат положенную по договору сумму за этот период. В феврале за ту же зарплату они проработают по 19 дней, а в марте – 22. Получается, что для работодателя самый дорогой месяц — январь, потому что люди работают меньше, но получают столько же.
Разница, конечно, зависит от конкретных размеров окладов. Для примера сравним, сколько стоит рабочий день в первом и втором месяцах года для Иванова с окладом 30 000 рублей.
Итак, Иванов за день работы после новогодних праздников получит:
30 000 : 15 = 2000 рублей.
В феврале его среднедневной заработок (условно) составит:
30 000 : 19 = 1579 рублей.
Разница почти 400 рублей. Она покажется некоторым неощутимой, учитывая, что эти выплаты в дальнейшем не влияют ни на какие расчеты.
Важная «денежная» подсказка
Для сотрудника, работающего на окладе, выгоднее по деньгам уходить в отпуск декабре − до новогодних праздников.
Такие выводы подтверждены расчетами: работнику выгоднее, когда отпуск попадает на месяц, в котором более дешевые рабочие дни. Если выбирать между последним месяцем уходящего года и первым месяцем нового года, то декабрь – наиболее подходящий период для отпуска. Дело в том, что в январе рабочих дней меньше, чем в других месяцах, поэтому цена январского рабочего дня выше, чем в любом другом месяце.
Если же работник захочет отдохнуть и в декабре, и в январе, то ему выгоднее, чтобы значительный отрезок отпускного периода попадал на декабрь.
Когда отпуск можно продлить или перенести
Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:
Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.
Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.
Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.
Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.
Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.
Сотрудник должен получить деньги не менее, чем за 3 дня до начала отдыха. Основная сложность – если первый день приходится на 4-10 января. Банки не работают, как и бухгалтерия, поэтому легально перечислить отпускные невозможно. В таком случае работодатель может оплатить 31 декабря.
В 2023 году 30 и 31 число – выходные. Поэтому работодателю нужно подавать распоряжение в банк минимум 29 числа, но учитывая, что это пятница, то большинство организаций будут работать сокращенный день.
Рекомендуется перечислить деньги как минимум за неделю до новогодних праздников. В таком случае, сотрудник получит их вовремя, а у трудовой инспекции не будет никаких вопросов. Если работодатель нарушит даты, то к нему будут большие вопросы во время проверок.
В 2024 году мораторий на проверки могут и не продлить, поэтому лучше всего заранее сделать все правильно. С учетом того, что в большинство организаций не приходили на протяжении нескольких лет, госорганы будут проявлять очень большое внимание к документам бизнеса.
Как лучше взять отпуск на новогодние праздники. Не берите праздничные дни.
Кадровики обычно советуют брать отпуск так, чтобы прихватывать выходные. И напротив, не прихватывать праздничные дни, которые и так нерабочие. И правильно советуют!
Отпускные рассчитываются исходя из календарных дней. То есть если вы решите взять отпуск, скажем, с понедельника по четверг, которые вы бы в противном случае работали, то отпускные вам за эти четыре дня и рассчитают. А если с понедельника по воскресенье, то отпускные вам рассчитают за семь дней, хотя зарплату платили бы за пять.
С нерабочими праздничными днями — другая история. Согласно Трудовому кодексу их количество в том или ином месяце на размер зарплаты не влияет — то есть если у вас оклад 50 тысяч, то вы и в январе должны получить свои 50 тысяч (см. пример выше), хотя там и добрая треть месяца — сплошные праздники. А вот если вы берете отпуск, то праздничные дни (в отличие от обычных выходных) будут исключены и из тех дней, за которые вам начислят отпускные.
как лучше взять отпуск на новогодние праздники
Как лучше взять отпуск: до новогодних праздников, после или во время праздников?
Как лучше взять отпуск: до новогодних праздников, после или во время праздников, чтобы не потерять в заработной плате? Такой вопрос нередко задают бухгалтеру фирмы. На примерах разберем, когда работнику, получающего оклад (должностной оклад) выгодно взять отпуск или его часть, чтобы не потерять в деньгах.
В соответствии со статьей 112 ТК РФ промежуток с 1 по 8 января – это праздничные дни. Входят ли новогодние каникулы в очередной отпуск? Из этого следует, что на них распространяется положение статьи 120 ТК РФ, в которой говорится о невозможности их включения в календарные дни отпуска.
Новогодние каникулы и Рождество Христово – это праздники, не подлежащие включению в дни отпуска. Потому и оплате не подлежат. При расчете сумм отпускных не стоит упускать этот момент из виду. В принципе, если отпуск выпадает на новогодние праздники, ничего страшного в этом нет. Даже если днем начала отпуска считается первое число. Это связано с тем, что процедура оформления отпуска неизменна, а январские праздники не могут стать причиной для его продления.
Какие дни учитываются в отпускных
Если отпуск в 2020 году выпадает на новогодние праздники, то каждые сутки, которые входят в диапазон дат с 01 по 8 января, будут перенесены на более поздние рабочие даты. Согласно ст. 120 Трудового кодекса, выходные дни включаются в отпуск и оплачиваются наравне с буднями. В ст. 112 ТК РФ делается оговорка: если выходной и праздничный день совпадают, тогда последующий рабочий день признается нерабочим. Работнику при этом не нужно будет заполнять документы и ведомости в отделе кадров для того, чтобы подтвердить свое право на перенос нерабочих суток: он может смело оставаться дома столько, сколько положено ему по закону.
Пример. У менеджера товарной категории Иванова И.А. отпуск утвержден Приказом директора, и по графику стоит с 06 по 19.01.2020 г. Если обратиться к производственному календарю, то можно увидеть, что 6, 7 и 8 января – праздничные дни. Соответственно, для Иванова И.А. отпуск продлится на 3 дня: 20, 21 и 22 января. Итого отдыхать менеджер будет с 09 по 23 января, а остальные сутки пойдут в счет новогодних каникул.
Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.
Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:
Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.
График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.
Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.
График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.
График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.
Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.
Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.
С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.
Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.
Когда отпуск можно продлить или перенести
Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:
Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.
Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.
Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.
Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.
Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.
Что влияет на размер выплаты?
Если ежегодный отпуск рассматривать как возможность заработать больше, нужно учесть несколько факторов:
- Наличие праздников в период отпуска. Такие дни обычно вычитают из отпуска, соответственно, отдыхать придется дольше. Узнать о наличии праздников можно из производственного календаря. Это особенно важно, если нерабочие дни выпадают на начало или конец отпуска. В этом случае, возможно, будет выгоднее несколько сдвинуть его границы.
- Дополнительные выплаты. Особенности их начисления зависят от внутренней системы оплаты. Обычно все дни отпуска оплачиваются, исходя из размеров среднего дохода. Однако этот показатель может включать дополнительные выплаты. Например, оплату питания или компенсацию проезда и т.д. В размер отпускных эти выплаты не включают.
- Стоимость рабочего дня. Рассчитывается довольно просто. Чем больше рабочих дней в месяце, тем дешевле оплачивается каждый из них. И наоборот. Вот почему нельзя брать отпуск в январе. Из-за обилия праздников каждый рабочий день в этом месяце оплачивается дороже, чем остальные рабочие дни.
Отпуск и региональные праздничные даты
В соответствии с п. 7 ст. 4 закона «О свободе совести…» от 26.09.1997 № 125-ФЗ по просьбам религиозных организаций возможно установление на определенной территории религиозных праздников.
Приведем несколько примеров.
|
Субъект РФ |
Дата |
Праздник |
Правовое обоснование |
|
Республика Саха (Якутия) |
21 июня |
День национального праздника Ысыах |
Ст. 1 закона Республики Саха (Якутия) «О дополнительных НПД…» от 26.04.2018 1993-З № 1545-V |
|
Ставропольский край |
Дата меняется, в 2021 году — 11 мая |
День поминовения усопших (Радоница) |
Приложение к закону Ставропольского края «Об объявлении…» от 23.06.2016 № 60-кз |
|
Иркутская область (на территории Усть-Ордынского Бурятского округа) |
5 февраля |
Сагаалган |
П. 1 постановления Правительства Иркутской области «Об объявлении…» от 21.01.2019 № 21-пп |
|
Пензенская область |
Дата меняется, в 2021 году — 22 мая |
Единый день поминовения усопших |
Приложение к закону Пензенской области «Об объявлении…» от 10.04.2015 № 2700-ЗПО |
- Стандартный отпуск составляет ровно 28 дней в год. При желании его можно разделить на несколько небольших частей, но одна из которых обязательно должна составлять ровно 14 дней.
- Если ваш запланированный отдых не прописан в специальном документе — графике отпусков, то попробуйте договориться с руководством о предоставлении вам незапланированного отпуска.
- Отменить уже прописанный отпуск, в графике может только руководство, и только после вашего одобрения, если этого требует производственная необходимость. Однако отпуск должен быть перенесен в более удобное для вас время.
- Самый первый отпуск можно брать уже спустя полгода работы в организации. А чтобы взять отдых раньше, необходимо договориться с руководителем.
- Вы должны получить свои отпускные за три дня до предполагаемого выхода в отпуск.
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
По этому вопросу есть общее правило: все виды отпуска, в том числе основные, дополнительные, оплачиваемые и нет, без сохранения заработной платы, предоставляются по предварительному согласованию с работодателем. То есть ответ на вопрос, когда можно брать отпуск по Трудовому кодексу, звучит следующим образом: когда удастся договориться с администрацией организации.
Конечно, это не отменяет права сотрудника на отдых, но очередность необходимо установить такую, чтобы это не повлияло на рабочий процесс. И, разумеется, есть экстренные случаи, форс-мажорные обстоятельства, когда работодатель не вправе отказать работнику. Если договориться не получается, приходится решать конфликт путем взаимных уступок в соответствии с нормами Трудового кодекса.
Исходя из соображений оптимальной организации деятельности предприятия, законодатель установил в ст. 123 ТК РФ составление специального графика, формируемого с учетом мнения выборного представительского органа сотрудников. Составляется график в конце календарного года, за две недели до новогодних каникул, и утверждается приказом. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. О дате начала отпуска сотрудника предупреждают за две недели.
Есть категории работников, представители которых вправе уходить на отдых в любое удобное для них время, предупредив об этом заблаговременно.
К таковым относятся:
- граждане до 18 лет;
- женщины и одинокие мужчины, воспитывающие двух и более детей до 12 лет, кроме того, у них есть первоочередная привилегия «бронировать» летнее время;
- сотрудники, предварительно отозванные с отдыха;
- совместители. Понятно, что периоды отдыха на основной и дополнительной работах должны совпадать;
- один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- супруги военнослужащих, которые тоже вправе отдыхать одновременно со своими мужьями и женами;
- почетные доноры РФ;
- некоторые категории чернобыльцев.
В 2018 году в ТК РФ была внесена новая статья — 262.2. По этой норме сотрудники, имеющие трех и более детей, теперь вправе уйти в отпуск в удобное для них время в соответствии с выраженным предпочтением.
Кто еще имеет право отдохнуть, не отработав установленный по закону период в 6 месяцев:
- в случае усыновления грудного младенца (то есть ребенка в возрасте до трех месяцев);
- в случае наступления беременности женщина имеет возможность взять отпуск раньше положенного срока, перед положенным ей декретом или непосредственно сразу после него.
Кроме того, в соответствии с ст. 122 ТК РФ сам работодатель вправе отправить сотрудника отдыхать за собственный счет до истечения шестимесячного срока работы.
Сотрудники, поменявшие место работы, часто задают кадровикам вопрос, когда можно брать отпуск впервые. Первый раз можно написать заявление в соответствии с ст. 122 ТК РФ при условии, что на одном предприятии гражданин трудится уже более полугода. Таким образом, есть правило: на новом предприятии необходимо отработать не менее полугода, прежде чем рассчитывать отдохнуть за счет работодателя. Но из него есть исключения: некоторые категории работников имеют возможность отдыхать и до истечения этого срока, в частности граждане, не достигшие 18 лет.
Калькулятор отпускных в 2021 году
Для оформления отпускных нужно подготовить такие документы:
- График отпусков. Он утверждается за 2 недели до нового года. Могут учитываться желания сотрудников по поводу периодов отпусков. Для оформления графика может использоваться стандартная форма № Т-7;
- Заявление работника. Оно подается в том случае, если сотрудник планирует уйти в отпуск не по графику. А если он не нарушается, то заявление не обязательно. Заявление желательно подать за неделю до отпуска, чтобы бухгалтер успел рассчитать и перечислить отпускную выплату;
- Уведомление о начале отпуска. За 2 недели до начала отпуска работник получает уведомление, в котором должен расписаться об ознакомлении с ним;
- Приказ на отпуск. Он составляется по форме № Т-6 (для одного сотрудника) или по форме № Т-6а (для нескольких работников);
- Записка-расчет. Она составляется по форме № Т-60;
- Табель учета рабочего времени. В нем по отпуску используются коды «ОТ» или «09».
По ст. 139 ТК РФ расчетный период — это 12 мес. перед отпуском. Важно учесть, что это именно календарные месяцы, а не прошлый календарный год.
Если 12 мес. не выработано, то расчетный период — время работы в данной компании.
Если расчетный период совпадает с декретом или отпуском по уходу за ребенком, по заявлению сотрудника он заменяется на 12 предыдущих месяцев.
Из расчетного периода убираются командировки, больничные, отпуска, а также отсутствие сотрудника по иным причинам.
Число дней в полностью выработанном месяце всегда 29,3. Если месяц выработан частично, число дней определяется так:
Кол-во отработанных дней / Кол-во дней в месяце * 29,3
Средний заработок просто посчитать, если в расчетном периоде не было исключаемых периодов. В этом случае он равен:
Доход за 12 мес. / 12 мес. / 29,3
Но если есть исключаемые периоды, формула среднего заработка будет другая:
Доход за 12 мес. / (29,3 * Кол-во полностью отработанных месяцев + Кол-во дней в неполностью отработанных месяцах)
Внимание! Для расчета используется зарплата со всеми надбавками и коэффициентами. Однако при расчете не берутся во внимание отпускные, командировочные и больничные, матпомощь, компенсация расходов на питание, а также выплаты по среднему заработку.
При исчислении среднего заработка премии берутся во внимание, если они соответствуют двум моментам:
- расчетный период выработан полностью;
- длительность периода, за который выплачивается премия, не больше длительности расчетного периода.