Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шаблон заполнения конверта почта России word». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того чтобы распечатать конверт вам необходимо создать шаблон. Сделав его один раз вам надо будет найти шаблон в документах и просто нажать распечатать, если необходимо можно будет поменять данные адресата. Так как основную трудность составляют создание конверта для деловой почтовой переписки, разберем создание пошагово именно на этом примере.
Шаблоны конвертов для печати: какие бывают
С помощью шаблона можно изготовить конверты на все случаи жизни. Заготовки вы можете создать самостоятельно непосредственно в программе, как это сделать опишем далее. А также воспользоваться интернет-ресурсами. Некоторые сайты предлагают уже готовые шаблоны, вам необходимо лишь их скачать и распечатать.
Варианты шаблонов:
- Конверты для денег – это узкий продолговатый вариант, необходим только для того, чтобы положить купюру. Он не подходит для пересылки, т.к. на нем расположена только картинка или несколько поздравительных слов, нет графы для написания адреса. Также чаще всего конверты для денег именно складывают, а не проклеивают. Для печати лучше выбрать плотную бумагу, а если она будет с одной стороны глянцевой, то конверт будет не отличить от магазинного.
- Винтажные и цветочные шаблоны – такие заготовки можно использовать для поздравительных писем и открыток с любым праздником, они отличаются только рисунком. На них можно напечатать адресат и отправить письмо по почте в таком индивидуальном конверте.
- Свадебный шаблон – варианты, изготовленные таким способом предназначены только для поздравительных открыток или вложения купюр на свадьбе. Края могут быть резными, а картинка на лицевой стороне поддерживать тематику праздника.
- Шаблон для деловой переписки – эти варианты предназначены только для отправления писем, на них пишут адресат и вставляют логотип фирмы. Также необходимо учитывать, что почта потребует наклеивание марок при необходимости, поэтому нужно оставить место и для них.
- Шаблон конвертов для мелочей – заготовки позволяют написать на лицевой стороне, что именно находиться внутри и это облегчает организацию хранения. Варианты для хранения печатают из более плотной бумаги и по размеру они немного больше стандартных.
Как создать конверт в Microsoft Word и распечатать на нём нужные атрибуты
Чтобы создать конверт, а именно правильно разместить и распечатать сопровождающие его атрибуты, пригодные к индивидуальному использованию в личных или служебных целях, можно воспользоваться функционалом текстового редактора Microsoft Word. Он предоставляет весь подходящий инструментарий и необходимую информацию.
Настройка параметров конверта в редакторе очень проста, даже для начинающего пользователя, и всё благодаря специальной функции, разработанной для такой задачи. В качестве примера, мы продемонстрируем вам весь процесс в настольной версии редактора Word 2013, входящего в популярный офисный пакет приложений от Майкрософт.
В других версиях приложения, в том числе работающих в онлайне, все шаги и настройки будут максимально похожи. Это позволит вам без труда добиться поставленной цели.
Запустите Microsoft Word и создайте новый документ. На Панели инструментов найдите вкладку «Рассылки», а в ней кнопку «Конверты». Нажмите на неё, чтобы начать настройку под индивидуальные требования.
Печать бланков конвертов
| Формат конверта | Высота/ширина, мм | Примечание | Бланк бесплатно |
|---|---|---|---|
| C6 | 114/162 | В СССР был основным форматом. Самый маленький | Скачать C6 почтовый конверт 28 кб WORD |
| DL/E65 | 110/220 | «Европейский» формат. обычный конверт | Скачать DL почтовый конверт 26 кб WORD |
| C5 | 162/229 | половика A4 | Скачать C5 почтовый конверт 23 кб WORD |
| C4 | 229/324 | идентичен A4 | Скачать C4 почтовый конверт 24 кб WORD |
| B4 | 250/353 | Чуть более A4 | Скачать B4 почтовый конверт 22 кб WORD |
Проверка параметров печати
Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.
На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.
Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.
В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.
Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.
1. Способ подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева) и сторону (длинная или короткая), которой он должен подаваться в принтер.
2. Конверт может располагаться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевой стороной называется та сторона, на которой печатается адрес.
3. Даже если конверт подается сначала короткой стороной, не исключена возможность, что его потребуется перевернуть, чтобы текст не оказался напечатанным на лицевой стороне вверх ногами.
На рисунке снизу конверт расположен справа, лицевой стороной вниз, отворотом вверх и подается в принтер короткой стороной в соответствии с параметрами показанного выше диалогового окна.
Для проверки введите произвольный текст в поле Адрес получателя, а затем, чтобы напечатать текст на конверте, нажмите кнопку Печать.
Если печать была выполнена некорректно, сделайте следующее:
Чтобы разобраться, как конверты должны вставляться в принтер, ознакомьтесь с прилагаемой к нему документацией.
Вернитесь на вкладку Параметры печати диалогового окна Параметры конверта и откорректируйте параметры печати. Снова напечатайте текст на конверте. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не определите нужную конфигурацию параметров печати.
Как распечатать конверт на принтере: пошагово
Для того чтобы распечатать конверт вам необходимо создать шаблон. Сделав его один раз вам надо будет найти шаблон в документах и просто нажать распечатать, если необходимо можно будет поменять данные адресата. Так как основную трудность составляют создание конверта для деловой почтовой переписки, разберем создание пошагово именно на этом примере.
Шаг 1. Создание параметров шаблона. Открываем программу Word. В верхнем меню находим вкладку «Рассылки» и нажимаем на нее. Далее нажимаем вкладку «Создание» и выбираем кнопку «Конверты». Далее откроется новое окно, где нужно заполнить параметры, которые у вашей фирмы. Чтобы узнать их просто линейкой измерьте предыдущий экземпляр. В окне нажимаем кнопку «Параметры», открывается новая вкладка, тут необходимо выбирать нужный формат. Здесь вы можете отредактировать место, где пишется адрес: изменить шрифт или размер.
Шаг 2. Настраиваем параметры печати. В этом же окне переходим на вторую вкладку «Параметры печати» и настраиваем положение печати на бумаги. Далее нажимаем кнопку «ОК».
Шаг 3. Заполняем обратный адрес. В верхнем меню открываем вкладку «Файл», далее ищем команду «Параметры», нажимаем на нее. У вас должно открыться новое окно. Тут находим команду «Дополнительно», чуть правее спускаемся в самый низ и в поле для обратного адреса, его пишем. Кликаем на клавишу «ОК». все адрес сохранен, и он будет автоматически вставляться в каждый шаблон.
Настройка параметров для печати адреса на конверте
Если нужно сделать надпись на конверте, осуществлять необходимые для этого настройки требуется до начала работы. После того как они произведены, а все данные внесены, проект можно будет сохранить и использовать в дальнейшем при необходимости.
Для внесения требуемых настроек необходимо:
- Запустить программу Microsoft Word. Если она не установлена, то следует сначала скачать её с официального сайта компании-разработчика и установить на компьютер.
- Далее, нужно найти вкладку «Рассылки» и перейти в неё.
- Выбрать «Создать» и нажать «Конверты».
- В появившемся окне следует перейти в «Параметры» и далее пройти в «Параметры конверта».
- В полях, где указаны размеры, нужно указать необходимое значение. Если из предложенных программой размеров, подходящего нет, то нужно выбрать пункт «Нестандартные размеры». В открывшемся окне в соответствующих полях указать значения ширины и высоты.
После выполнения этих шагов, потребуется настроить параметры печати. Для этого нужно:
- поместить конверт в лоток принтера;
- запустить «Параметры печати»;
- из предложенных программой вариантов, выбрать тот, который соответствует расположению конверта в лотке принтера;
- чтобы проверить правильность введённых параметров, следует распечатать пробный образец с произвольным адресом;
- если печать была произведена с ошибками, то следует вернуться в настройки и откорректировать заданные параметры печати — делать это следует до тех пор, пока не получится требуемый вариант.
Как подписать конверт для нестандартных писем
«Почта России» предлагает клиентам дополнительные услуги при отправке писем. Во всех случаях конверты подписываются по стандартной схеме. Отличия заключаются в ограничении форматов конвертов и заполнении дополнительных бланков.
Таблица 3. Особенности отправления нестандартных писем
| Вид отправления | Описание услуги | Ограничения и требования | Дополнительные бланки |
| Заказное | Гарантия точной доставки с получением адресатом письма на почте | Размеры от Сб и DL до С4
Максимальный вес – 100 г |
Пометка на конверте «Заказное» |
| Первого класса | Ускоренная доставка авиапочтой | Спецупаковка с желтой полосой | |
| С уведомлением | адресанту сообщают о дате, лице вручения | Наклеивается на заднюю сторону упаковки | Бланк ф.22/119 |
| Ценное | с указанием оценочной стоимости вложения | Регистрируемое отправление | Бланк описи ф.107. |
| С описью вложения | Указываются все пересылаемые документы | Предоставляется в открытом виде |
Проверка параметров печати
Перед тем, как печатать партию конвертов, можно проверить, правильно ли заданы параметры принтера.
На вкладке Рассылки в группе Создать щелкните Конверты.
Выберите команду Параметры и перейдите на вкладку Параметры конверта.
В поле Размер конверта выберите подходящий размер конверта. Если ни один из размеров вам не подходит, прокрутите список до самого конца, щелкните пункт Нестандартный размер и в полях Ширина и Высота введите размеры конверта.
Откройте вкладку Параметры печати.
Драйвер принтера указывает приложению Word, каким образом конверт следует помещать в принтер, и эта информация отображается на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта.
Инструкция, как напечатать почтовый конверт с адресом в Word через принтер
Адрес отправителя, адрес получателя, индексы заполняются автоматически. Теперь не нужно обводить индекс ручкой.
Только Клиент вправе получить информацию, касающуюся обработки его персональных данных (в т.ч. о способах и целях обработки, о лицах, которые имеют доступ к его персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании федерального закона).
На новой открывшейся форме «Конверты и наклейки» выбираем вкладку «Конверты». Тут находятся главные настройки для генерации адресов и макета нашего будущего творения.
При обработке персональных данных Пользователя и Клиента, ПБРФ руководствуется Федеральным законом «О персональных данных» и локальными нормативными документами.
Что тут можно изменить? Прежде всего, размер конверта. Нажимаем соответствующую кнопку и выбираем формат и размер бумаги.
Формат DL или «Европейский»разработан в Германии в 1920 году, известен еще как DIN Lang. Размер определяется международным стандартом ISO для конвертов. Конверт DL предназначен для бумаги A4, сложенной на треть. Это один из самых распространенных размеров конвертов для деловых писем.
Где и как писать информацию об отправителе
Данные об отправителе пишутся всегда в верхнем левом углу. Готовые упаковки имеют в этом месте линии с прописанными ориентирами «от кого», «откуда».
Если таковые отсутствуют, нужно визуально разделить поверхность на четыре части и написать данные вверху слева в следующем порядке:
- ФИО (полные) в родительном падеже; если отправителем выступает организация, прописывается ее полное или сокращенное название;
- название улицы, проспекта, площади;
- номер дома, корпуса, квартиры;
- наименование населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, района, края, республики (при отсутствии – пропускается);
- название страны – если письмо отправляется по России, указывать не обязательно;
- индекс отправителя.
Важно! Если данные будут указаны неверные, в случае возврата конверта, он не будет доставлен отправителю. Доказать в такой ситуации, особенно когда отправлялось простое письмо, что оно принадлежит вам, будет практически невозможно.
Какие бывают конверты
Конверты представляют собой внешнюю упаковку, внутри которой находится отправление. Она должна быть плоской, бумажной или картонной, закрывающейся липким клапаном.
На конверте должны быть подписаны ФИО, адреса и индексы отправителя (адресанта) и получателя (адресата), сюда же наклеивают марки.
Примите во внимание: раньше конверт можно было купить с уже наклеенными марками в киосках с типографской продукцией, сегодня приобрести их можно только на почте и без марок.
Конверты различаются по нескольким параметрам:
- По форматам. В России различают 5 видов: от самого маленького (11,4 см * 16,2 см) до самого большого (формат а4), все они имеют форму прямоугольника. В Европе используется больше вариантов. Выбирать конверт необходимо в зависимости от вложения: если письмо представляет собой открытку или лист, который можно сложить, стоит выбрать конверт поменьше.
- По расположению заклеивающего клапана: он может располагаться сбоку (вдоль короткой стороны) или сверху (вдоль длинной).
- По способу заклеивания: сухой клей, который необходимо смочить водой или слюной, или клей под защитной лентой.
- По территории: внутренние (по России) и международные (по миру) отправления. В последнем случае потребуется перевод адресов на язык получателя – они должны быть подписаны латиницей.
- По наличию или отсутствию прозрачного окошка: его наличие позволяет не писать адрес получателя на конверте, а использовать напечатанный на письме. Для этого достаточно повернуть вложение нужной стороной. Там же могут быть указаны реквизиты фирмы.
- По наличию или отсутствию разметки: это напечатанные строчки, по которым удобно ориентироваться при написании адресов.
- По наличию или отсутствию марок: в России маркированные конверты (с печатными марками) уже не используются. Марки покупаются отдельно, их стоимость зависит от веса отправления и расстояния.
- По наличию или отсутствию иллюстрации: рисунок размещается на лицевой стороне и посвящается какому-либо событию, городу или личности. Выступает в качестве элемента украшения. Также конверт может быть фирменным.
Размеры и виды конвертов
Из всего многообразия конвертов представленных сегодня на рынке для почтовой рассылки подходят лишь их ограниченная
часть. Подходящими для данной цели ГОСТ 51506-99 признает только конверты следующих размеров:
| Обозначение конверта по ISO 269 | Размеры конверта, мм | |
|---|---|---|
| Высота | Длина | |
| C6 | 114 | 162 |
| DL | 110 | 220 |
| C5 | 162 | 229 |
| C4 | 229 | 324 |
| B4 | 250 | 353 |
Конверты размерами 114 Х 162 мм (С6), 110 Х 220 мм (DL), 162 Х 229 мм (C5) могут
изготавливаться с окнами на месте зоны адреса адресата, и обозначают: C6/О; DL/О; C5/О.
Правила написания адреса на конверте на английском языке
Адрес на конверте пишется с единственной целью: его должен прочесть почтальон, который доставляет письмо по конкретному адресу. А это значит, что адрес должен быть понятен в первую очередь почтальону той страны, куда вы и отправляете свой эпистолярный шедевр. Именно поэтому стоит обратить внимание на некоторые правила оформления адреса на английском языке.
Адрес на конверте пишется с единственной целью: его должен прочесть почтальон, который доставляет письмо по конкретному адресу. А это значит, что адрес должен быть понятен в первую очередь почтальону той страны, куда вы и отправляете свой эпистолярный шедевр.
Именно поэтому стоит обратить внимание на некоторые правила оформления адреса на английском языке. Конечно, в самом письме не обойтись без знания грамматических правил: узнайте, как выучить грамматику английского языка самостоятельно на нашем портале.
Как создать и напечатать на конверте адрес через принтер
Когда все необходимые параметры печати настроены и сохранены, нужно правильно написать данные отправителя и получателя. После заполнения поля «Адрес отправителя» программа предложит сделать его адресом по умолчанию и внести в адресную книгу. Соглашайтесь: программа сделает за вас половину работы. Кстати, если придется менять адрес, вам вновь предложат его запомнить.
Данные получателей придется забивать вручную, но наверняка их можно и скопировать.
После внесения адресов жмите кнопку «Добавить». Программа покажет макет, где можно будет внести правки так же, как вы форматируете текст: изменить шрифт и кегль, сделать разбивку строк, создать блок, чтобы произвольно разместить его на странице. Если нужно напечатать адреса на картинках с рисунком, то форматирование особенно актуально, а кроме того, вам потребуется пробная печать на белых конвертах такого же формата.
Печать на конвертах при некотором навыке оказывается гораздо проще двусторонней. Но если никак не удается справиться с задачей, можно попробовать решить её через соседнее меню – «Наклейки». Процесс заполнения в обоих случаях похож, но при печати наклеек невозможно ошибиться с положением бумаги в лотке, да и макет выглядит более понятным.
Ошибки при заполнении полей конверта
Что произойдет, если вы допустили ошибки при заполнении полей почтового конверта? В зависимости от конкретной неточности возможно:
-
почта не найдет адрес с ошибкой и вернет отправление назад, но это займет много времени;
-
неправильно заполнен индекс — автоматика отправит ваше письмо в другую страну или регион, сбросит его в контейнер для ручной обработки, и операторы будут искать правильный вариант;
-
индекс заполнен не до конца — отправление попадет в страну, но дальше его будут обрабатывать операторы, а это замедлит пересылку;
-
неправильное написание улицы — отправление будет бродить по району, если почтальон не сообразит, что допущена ошибка, а в худшем случае пойдет назад.