Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Когда нужна перерегистрация онлайн-кассы

В 54-ФЗ перечислены варианты:

• смена юридического адреса компании, по которому она регистрировала ККТ;
• переезд торговой точки на другой адрес;
• передача ККТ в другой филиал;
• замена фискального накопителя.

Для перерегистрации также понадобится КЭП на имя директора юрлица или ИП, который подает заявление.

Алгоритм следующий:

1. В личном кабинете на сайте ФНС перейдите в раздел Учет контрольно-кассовой техники и в списке найдите кассу, которую собираетесь перерегистрировать;
2. Кликните ее регистрационный номер;
3. Нажмите Перерегистрировать и выберите причину перерегистрации;
4. Нажмите Подписать и отправить.

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчетов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

В каких случаях требуется перерегистрация

По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:

• смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
• переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
• передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.

Для перерегистрации потребуются:

• квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
• касса, подключенная к интернету.

Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.​

1. В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
2. В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
3. В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
4. Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.

На заметку!

Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.

1. Нажмите «Подписать и отправить».
2. Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».

Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.

Как заполнить бланк заявления на регистрацию онлайн-кассы в 2023 году?

Порядок регистрации онлайн-кассы в налоговой инспекции определен 54-ФЗ от 22.05.03 и обновлен с введением онлайн-касс. С 1 марта в бланк заявления (форма 1110061) добавлена строка 120, в которой следует указать, будет ли использоваться ККТ при продаже маркированных товаров.

Что нужно указать в заявлении?

1. На титульном листе указывается информация о юридическом лице либо ИП, включая полное наименование, ИНН, КПП (для юридических лиц), ОГРН (ОГРНИП), признак «регистрация» или «перерегистрация».
2. В разделе 1 содержатся сведения об онлайн-кассе и месте, где она будет располагаться.
3. Раздел 3 посвящен данным об ОФД.
4. Раздел 4 содержит информацию о сохраненных фискальных документах.

На заявлении не требуется печать организации и ИП.

Документ можно представить на бумажном носителе или электронно. Второй вариант возможен только при наличии квалифицированной электронной подписи.

Существуют определенные правила заполнения заявления:

• возможно заполнение от руки чернилами синего, фиолетового или черного цвета, или на компьютере;
• на каждую кассу пишется заявление;
• каждый лист распечатывается отдельно, без использования двухсторонней печати;
• исправления при помощи канцелярского корректора недопустимы.

Документы для регистрации ККМ в налоговой

Перечень документов, требуемый для регистрирования ККМ, в разных региональных органах налоговой службы может немного отличаться. Предоставляемая документация должна быть в двух экземплярах, журналы с печатью и подписью владельца предприятия или организации, пронумерованы и прошиты.
Если в регистрационных документах будет выявлена ошибка или отсутствие какого-либо документа из перечня, заявителю предоставляется однодневный срок для исправления со дня уведомления НИ, иначе ему будет отказано в оформлении ККМ.

Пакет документов включает в себя:

• Заявление от владельца кассовой машины на оформление ККМ по установленной форме.
• Паспорт заявителя на оформление ККМ.
• Свидетельство ОГРН и его копия.
• Свидетельство ИНН и его копия.
• Договор аренды или свидетельство на право собственности на адрес установки ККМ и его копия.
• Доверенность на право регистрации ККМ для лица, замещающего руководителя компании при визите в ИФНС.
• Техпаспорт ККМ.
• Паспорт версии кассового устройства с доплистом к нему, и его копия.
• Паспорт ЭКЛЗ.
• Договор с ЦТО или заводом-изготовителем об обслуживании техники.
• Голографическая марка сервис-центра.
• Четыре марки-пломбы, выданные ЦТО.
• Журнал регистрирования вызовов механика ТО (КМ-8).
• Журнал операциониста-кассира (по форме КМ-4).

Перерегистрация онлайн-кассы

Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.

Есть два варианта перерегистрации ККТ:

• без замены ФН;
• с заменой ФН.

На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

• «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
• максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
• скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
• возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
• порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
• мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
• наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Регистрация кассового оборудования с ЭКЛЗ при постановке на учет

Порядок действий осуществляется однотипными операциями для любого вида ККМ, не принадлежащего к видам онлайн. Каждая из единиц кассовой техники должна получить свидетельство о регистрации. До этого момента кассовое оборудование не подлежит эксплуатации. При использовании незарегистрированной ККТ предприятие ожидает наложение штрафа.

До проведения регистрации касс с ЭКЛЗ необходимо заключить договор с ЦТО на обслуживание техники. Специалисты ЦТО проводят действия по подготовке ККМ к постановке на учет:

• Оформляют договор технического обслуживания.
• Выдают голографическую наклейку, выступающую пломбой для аппаратуры. После регистрации предоставляется акт о проведения опломбирования техники.
• В данные ККМ вводится информация о предприятии – название, ИНН, КПП.
• Устанавливают и активируют фискальную память.
• Вводят начальную сумму 1рубль 11 копеек для проведения пробных операций, позволяющих проверить работу кассовой техники.
• Снимают по кассе первый Z-отчет.
• Снимают отчет ЭКЛЗ на первую пробную сумму.

Пробная сумма в дальнейшем заносится в журнал учета, но не включается в сумму выручки.

Понятие, назначение и выбор кассового аппарата

ККМ – это оборудование, которое позволяет осуществлять надзор и контроль со стороны налоговой и др. государственных органов, а также отследить движение наличности, полученной фирмой от продажи товаров или оказания услуг. ККМ для ИП применяются при осуществлении розничной торговли товарами или оказанием услуг. Она помогает вести учет ценностей предприятия и собирать данные для составления отчетов.

Возникает вопрос, как выбрать кассовый аппарат для ИП и сколько он будет стоить. Здесь нужно обратить внимание на несколько важных пунктов и понять какие из них будут нужны для организации деятельности, а без которых можно обойтись:

• Вес изделия (выбор зависит от места торговли);
• Скорость печати чеков;
• Дополнительные функции (при небольшом бюджете можно вполне обойтись без них);
• Подключение сопутствующих устройств таких, как электронные весы, устройство сканирования штрих кодов и считывания банковских карт;
• Энергонезависимость (нужная функция, необходимая для обеспечения торговли через курьера);
• Температура и прочие физические режимы работы (важно для ИП, которые находятся и работают на местах с постоянными перепадами температур или в суровых климатических условиях).

Использование кассового оборудования в интернет торговле

В связи с массовым развитием интернет торговли предприниматели все чаще задаются вопросом, может ли ИП работать без кассового аппарата в 2023 году, осуществляя торговлю через интернет? Здесь нельзя ответить четко, потому что данная отрасль торговли законодательно не раскрыта, но, если учесть, что она не попадает под четыре предыдущих пункта, можно сделать вывод о том, что интернет торговля должна быть обеспечена зарегистрированной, исправной ККТ.

Так как продажа через интернет осуществляется через курьеров, каждый из них должен быть обеспечен кассовой машиной. Если такой возможности нет, то покупателю должен выдаваться чек при передаче ему товара (день выдачи чека и поступления денежных средств в кассу должен совпадать).

Фискализация и ПО для регистрации ККМ

После того, как касса получит регистрационный номер, нужно будет активировать фискальный накопитель. Это можно сделать самому, если вы регистрируетесь в режиме онлайн. Для фискализации потребуются сведения из заявления, которое вы отправили в налоговый орган. Поэтому рекомендуем заранее открыть в отдельных окнах информацию по онлайн-кассе и уведомление о получении регистрационного номера.

Рассмотрим порядок действий на примере онлайн-кассы АТОЛ:

1. Подключите кассу к ПК в USB-разъем.

2. Скачайте и установите драйверы, чтобы настроить кассу.

3. Запустите программу «Тест драйвера».

4. Откройте вкладку «Регистрация ККТ», затем нажмите кнопку «Свойства» (она находится в правой верхней части экрана).

5. Убедитесь, что в поле «Модель» указано Автоматически, а в поле «Канал связи» – USB.

6. Нажмите Поиск.

Когда откроется одноименное окно, в котором будет указан список портов, нажмите кнопку «Поиск» и выберите ККМ в пункте «Информация». Необходимо, чтобы касса имела USB-порт. Нажмите кнопку «Выбрать» – должно открыться окно Свойства. В нем нажмите кнопку «Проверка связи». В поле «Результат» будут указаны данные о кассовом аппарате. Необходимо закрыть окно, кликнув ОК, и переключиться на вкладку «Регистрация ККТ».

Заполните следующие реквизиты:

• название организации или ФИО ИП с указанием формы собственности;

• ИНН;

• адрес, указанный в момент регистрации кассы;

• место расчетов (если у вас интернет-магазин – укажите адрес сайта, если занимаетесь развозной торговлей – укажите «развозная торговля» и сведения об автомобиле, в случае разносной торговли нужно указать «разносная торговля»);

• адрес электронной почты отправителя.

Затем в Настройках ККТ необходимо отметить те поля, которые были указаны вами при регистрации кассы, заполнить адрес сайта ФНС и ввести сведения для подключения к ОФД.

Чтобы завершить регистрацию, вернитесь в раздел «Контрольно-кассовая техника» в ЛК на сайте налоговой и нажмите Завершить регистрацию. Остался последний шаг. Укажите в полях данные, взятые из отчета регистрации:

• дату и время получения фискального признака;

• номер фискального документа;

• фискальный признак.

Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС

Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям ст. 4 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, обновленного в связи с введением онлайн-касс. Ее основные отличия от кассовой техники, применявшейся ранее, заключаются в том, что она:

• подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
• способна осуществлять расчеты с применением банковских карт;
• имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
• дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
• обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрих-коде.

Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Наличие договора с ЦТО для регистрации теперь необязательно. Но обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.

Требования к кассовым аппаратам

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.

Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:

• иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
• обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
• обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• эксплуатироваться в фискальном режиме;
• регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• быть исправной;
• обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
• соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
• иметь паспорт установленного образца;
• иметь идентификационный знак установленного образца;
• иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
• иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.

Похожие записи:

• В какую налоговую платить патент ИП по месту жительства или работы
• Вплоть до уголовной ответственности. Что будет, если физлицу не заплатить налоги?
• Наряд-допуск на производство работ с повышенной опасностью в 2023 году