Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности инспектора по кадрам в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов. Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).
Требования к инспектору по кадрам
Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:
- трудовое законодательство;
- правила охраны труда;
- законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
- организационно-штатная структура предприятия;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
- порядок ведения базы данных персонала предприятия;
- порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
- правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.
Также от соискателя могут потребоваться:
- знание основ делопроизводства;
- умение работать с большим объемом документации;
- знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
- прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.
В чем заключаются должностные обязанности и права инспектора отдела кадров
К основному кругу должностных обязанностей инспектора отдела кадров относится:
- Ведение кадрового делопроизводства, в том числе:
- документальное оформление приема, перевода и увольнения работников;
- оформление и ведение личных дел сотрудников;
- учет личного состава предприятия в соответствии с установленными формами первичной документации;
- оформление, заполнение, учет и хранение трудовых книжек работников.
- согласование должностных инструкций;
- подготовка документов для сдачи в архив;
- взаимодействие со структурными подразделениями организации;
- соблюдение трудовой дисциплины.
Помимо вышеперечисленного каждый работодатель может внести в круг должностных обязанностей своего инспектора по кадрам прочие, необходимые именно в его организации, функции работника.
Что касается должностных прав сотрудника на должности инспектора отдела кадров, то они вытекают из обязанностей и направлены на облегчение выполнения работником его трудовых функций. Например, к должностным правам в этом случае могут быть отнесены:
- право знакомиться с решениями руководства, касающимися кадровых вопросов;
- право получать от руководства и сотрудников необходимую для работы информацию;
- право выносить на рассмотрение предложения по совершенствованию кадровой работы.
В заключение остается сказать, что главным требованием к составлению данной инструкции является, по сути, лишь как можно более конкретное определение круга обязанностей и требований, предъявляемых к сотруднику на данной должности. Утверждается она руководителем предприятия, сотрудник знакомится с ней под подпись при подписании трудового договора. Образец должностной инструкции инспектора по кадрам можно скачать на нашем сайте.
Обязанности специалиста по кадрам
При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.
Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:
- разработку и внедрение положения о кадровой политике;
- участие в создании коллективного договора;
- составление графика учёта и использования рабочего времени;
- формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку;
- составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода;
- заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела;
- анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя;
- своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика;
- соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.
Инспектор по кадрам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.6. [Вписать нужное].
Инспектор по кадрам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Должностные обязанности начальника отдела кадров
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
- разработка положения о кадровой политике;
- оценка потребности организации в обновлении персонала;
- управление штатом согласно полномочий и компетенции;
- методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
- отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
- коррекционная деятельность;
- регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
- контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.
Должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров
3.Полное наименование должности:ведущий специалист
4.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
5.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела.
6.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает специалист (по отбору).
7.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
Устав ООО «Колпино» ,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Приказы (указания) прямого руководства,
Положение об отделе кадров,
Кадровая политика и стратегия,
Концепция системы развития персонала,
Положение об аттестации,
Другие нормативные документы кадровой службы.
1.Требования к квалификации:
Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:
Высшее профессиональное образование (направление “Управление персоналом”, “Психология”, “Социология”)
Стаж работы в области работы с персоналом не менее 2 лет.
1.Исполнитель этой должности должен знать:
Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.
Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
Кадровую политику и стратегию предприятия.
Принципы построения системы управления персоналом.
Системы и методы оценки персонала.
Методы анализа профессионально — квалификационной структуры кадров.
Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.
Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом.
Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
Основы профориентационной работы.
Основы экономики, организации производства и управления.
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Правила и нормы охраны труда.
Культуру труда и служебную этику.
На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:
Разработка, организация и проведение аудита (оценки) персонала.
Разработка, организация и проведение аттестации персонала.
Организация работы квалификационной комиссии и проведение квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино» ).
Планирование карьеры сотрудников ООО «Колпино» и работа с кадровым резервом Фирмы.
Ведущий специалист обязан:
1.Взаимодействовать с руководителями всех подразделений Фирмы по вопросам аттестации, оценки персонала, работы с кадровым резервом.
2.Разрабатывать методики проведения аттестации и квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино» ).
3.Вносить руководству предложения по составу Аттестационной и Квалификационной комиссий ООО «Колпино» .
4.Составлять и согласовывать списки сотрудников ООО «Колпино» , подлежащих процедурам аттестации и квалификационных экзаменов.
5.Составлять и согласовывать графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов в подразделениях Фирмы.
6.Отслеживать сроки проведения аттестации и квалификационных экзаменов.
7.Проводить информационно – консультативные семинары по вопросам проведения аттестации и квалификационных экзаменов для начальников отделов и других сотрудников, вовлеченных в процесс аттестации и проведения экзаменов.
8.Подготавливать руководству предложения по возможным кадровым перемещениям сотрудников (по результатам проведения аттестации и квалификационных экзаменов).
9.Подготавливать руководству предложения по формированию программ развития недостающих компетенций сотрудников, необходимых для эффективной работы на должности.
10.Информировать руководство Фирмы об изменениях в составе кадрового резерва и осуществленных кадровых перемещениях (по результатам аттестации и квалификационных экзаменов).
11.Формировать целевые методики оценки персонала по запросам начальников отделов. Проводить оценку.
12.Формировать и обновлять методическую базу.
13.Информировать руководство о последних научно-практических достижениях и новых программных продуктах в области оценки и аттестации персонала, работы с кадровым резервом.
14.Систематически проводить анализ обратной связи по результатам реализации проводимых мероприятий, вносить изменения в проводимые мероприятия.
15.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
16.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.
17.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
18.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
19.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
Ведущий специалист имеет право:
1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.
6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
7.С разрешения директора по персоналу или начальника отдела кадров привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач по направлению деятельности.
8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
9.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
10.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
11.Представлять кадровую службу ООО «Колпино» во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности.
Ведущий специалист несет ответственность за:
1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации
3.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений.
2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров
1.Полное и своевременное формирование списков кадрового резерва Фирмы.
2.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.
3.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.
Должностные обязанности инспектора по кадрам
Инспектор отдела кадров – это специалист, который занимается приёмом на работу новых сотрудников, увольнением и переводом уже имеющихся. Его обязанности достаточно широки. Они зависят от штата предприятия и от специфики деятельности работодателя.
На эту должность может претендовать лицо, которое имеет профильное среднее профессиональное образование. Требования к опыту работы предъявляются индивидуально самим работодателем или начальником отдела кадров.
В должностные обязанности инспектора по кадрам входит:
- осуществление контроля над своевременным исполнением распоряжений и указов начальника отдела кадров;
- ведение учёта личного состава на предприятии по структурным подразделениям;
- ведение этого учёта в соответствии с унифицированными формами первичного учёта, которые разработаны в соответствии с действующим законодательством;
- оформление в соответствии с законом приёма новых сотрудников на работу, увольнение сотрудников и перевод их на другую должность или к другому работодателю;
- оформление в соответствии с нормами трудового законодательства приказов и положений руководителя отдела и предприятия в целом;
- при приёме на работу он должен ознакомить соискателя со всеми необходимыми документами – положением о дисциплине труда, с должностной инструкцией, с графиком работы и отдыха, и другими локальными положениями, которые будут касаться нового работника;
- направление на инструктаж по технике безопасности и охране труда;
- формирование и ведение личных дел по каждому из сотрудников, внесение в них соответствующих изменений, которые напрямую связаны с трудовой деятельностью этого работника;
- подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий;
- подготовка необходимых документов для представления некоторых работников к наградам и поощрениям;
- заполнение, хранение и учёт трудовых книжек всех сотрудников;
- участие в изучении причин текучести кадров;
- принятие участия в разработке мер по снижению этих показателей;
- ведение учёта нарушений трудовой дисциплины;
- подготовка документов для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Общая информация о кадровом подразделении
Формирование кадрового отдела утверждается в Положении о структурном подразделении, где необходимо описать следующие аспекты:
- порядок распределения обязанностей между служащими подразделения;
- конкретизированные функции, входящие в состав обязанностей кадровиков;
- основные задачи отдела;
- алгоритм взаимодействий кадровой службы с иными подразделениями предприятия.
Отмеченное Положение носит рекомендательный характер. Его уместно оформлять, так как оно позволяет создать кадровый отдел, полностью отвечающий запросам предприятия. Типовое положение, которое наниматели могут использовать в качестве образца, приводится в Приложении № 1 к Приказу Росархива № 71 от 27.06.2018г.
Важно отметить, что действующее законодательство в 2015 году представило Профстандарт № 559 «Специалист по управлению персоналом». В нормативе приводится перечень должностных функций, относящихся к менеджменту персонала, исходя из которых уместно формулировать обязанности каждой должности.
Помимо профессионального стандарта также действует Квалификационный справочник, утвержденный ПП РФ № 37 от 21.08.1998г. В этом нормативе приводятся характеристики, уместные для правильного подбора кадров, их распределения и практического применения их умений.
Оба документа – база для определения должностных обязанностей кадровиков. Основными функциями рассматриваемых работников являются следующие позиции:
- Оформление документации по движению работников. Кадровики должны документировать трудоустройство, перевод и увольнение сотрудников, их направление в отпуск, привлечение к дисциплинарной ответственности. В отделе должны храниться трудовые книжки, вестись табель, формироваться график отпусков, а также составляться справки и выписки о трудовых фактах жизни персонала;
- Подбор сотрудников. Кадровики должны заниматься сбором информации о нуждах компании в персонале, после чего служащие могут использовать эти сведения в ходе поиска и привлечения новых работников;
- Организация аттестации персонала и его обучение. Кадровые служащие должны проводить мероприятия по развитию и профессиональному росту персонала, а также содействовать в проведении аттестации и иных проверок квалификации работников;
- Создание и предоставление начальству отчетности, характерной для деятельности подразделения;
- Реализация воинского учета и бронирования субъектов, числящихся в запасе.
Должностная инструкция инспектора по кадрам: общие положения
Инспектор отдела кадров (инспектор по кадрам) является специалистом, который организует ведение и учет кадровой документации в организации. В штатном расписании может и не быть должности инспектора по кадрам, однако такие работники, как специалист по персоналу, специалист по документационному обеспечению персонала и др., могут осуществлять его функции и фактически являться инспекторами.
Предусмотреть все должностные обязанности инспектора отдела кадров в трудовом договоре довольно затруднительно. Для этого работодателями оформляется отдельный локальный документ — должностная инструкция (далее — ДИ) инспектора по кадрам.
Важно! Прямой обязанности работодателя разработать ДИ инспектора отдела кадров в законодательстве не предусмотрено, нет и порядка ее оформления. Руководитель организации самостоятельно определяет, нужно ли составить инструкцию и что в нее включить.
Вместе с тем наличие в организации ДИ инспектора по кадрам способствует:
- пропорциональному разделению функций работников;
- фиксированию пределов служебных полномочий;
- повышению личной ответственности работника за итоги его служебной деятельности;
- упрощению привлечения к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей;
- возможности работодателя отказать в приеме на работу при отсутствии у кандидата необходимых квалификационных требований.
Должностные обязанности
Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:
- вести учет личного состава предприятия;
- оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
- формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
- готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
- заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
- вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
- готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
- осуществлять подбор кадров;
- заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.
Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.
Должностная инструкция инспектора по кадрам
1420 108438
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.
На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.
С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
- отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
- оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
- заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.
Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.
Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам
Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:
- подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
- подготовку документов к сдаче в архив;
- контроль за трудовой дисциплиной;
- организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
- организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
- разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
- оформление служебных удостоверений и их выдачу;
- формирование и эффективное использование кадрового резерва.