Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка во время больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник заболел во время командировки, перед работодателем встают 2 проблемы: фактические и касающиеся оформления. Фактическая проблема – это то, что заболевший специалист может не успеть выполнить все свои служебные задачи. Заболевание может быть тяжелым. В этом случае сотрудник может вообще проболеть всю командировку. То есть возникает необходимость в ее продлении. Продлить поездку можно на любое количество дней. Все зависит от соглашения работодателя с сотрудником.
Продление командировки
Как продлить путешествие? Руководителю организации нужно издать приказ. Оформляется документ в свободной форме. Но в нем должны быть обязательные реквизиты:
- Причина, по которой продлевается командировка.
- Дата завершения поездки с учетом продления.
Копия приказа отправляется сотруднику. Сделать это нужно сразу после издания приказа. То есть соответствующая необходимость возникает тогда, когда работник еще находится в командировке. Для удобной и быстрой отправки приказа можно воспользоваться факсом, электронной почтой. Еще один вариант – отправка телеграммы с уведомлением о вручении.
Нужно иметь в виду, что иногда требуется запрашивать разрешение сотрудника на продление. Разрешение необходимо получить в письменной форме. Актуально это для следующих категорий сотрудников:
- Женщины с малышами до 3 лет.
- Матери и отцы, в одиночку воспитывающие ребенка, которому пока не исполнилось 5 лет.
- Родители или опекуны детей с ограниченными возможностями.
- Люди, которые ухаживают за тяжело больными родственниками (в этом случае требуется справка, подтверждающая заболевание).
Работодатель может запросить согласие у сотрудника различными способами: через социальные сети, с помощью телефонного звонка. Работник может отправить свое письменное согласие с помощью письма или телеграммы.
Законодательное обоснование
Сотрудник в процессе командировки продолжает свою трудовую деятельность. Его работа не приостанавливается. Следовательно, оформление больничного в процессе командировки – это вполне правомерное мероприятие. То есть правомерными являются и выплаты по листу нетрудоспособности.
Нормы, которые нужно учесть при организации командировок, содержатся в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Пунктом 13 этого Постановления установлено, что суточные должны выплачиваться на протяжении всего срока командировки. Даже если человек ушел на больничный, он все равно будет получать суточные.
Поездка по поручению работодателя предполагает сохранение за сотрудником и его рабочего места, и его средней ЗП. Работодатель также должен возмещать траты сотрудника. Для этих целей выплачиваются суточные. Соответствующее положение содержится в статье 167 ТК РФ.
Особенности выдачи листа нетрудоспособности регламентируются Приказом Минздравсоцразвития №514. На этот нормативный акт нужно обратить внимание, если сотрудник отправлен в командировку в другую страну. Пунктом 8 Приказа установлено, что работник, находясь в зарубежной командировке, может получить больничный лист в иностранной клинике. Этот лист обменивается на документ образца РФ по приезде в страну.
Начисление НДФЛ на выплаты по листу нетрудоспособности, полученному в командировке, регламентируется пунктом 1 статьи 210 и статьей 217 НК РФ.
Налоговый учет командировочных выплат
Работодатель имеет полное право выплачивать работнику пособие на время болезни. И это пособие может учитываться в целях обложения налогами. Кроме того, в целях налогообложения учитываются командировочные траты.
Рассмотрим все командировочные выплаты и особенности их налогообложения:
| Выплата | Налог на прибыль | УСНО | НДФЛ | Страховые взносы |
| Больничное пособие | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня, которое начисляет именно работодатель | На пособия начисляется НДФЛ | Не начисляются |
| Суточные | Учитываются в составе трат | Учитываются в составе трат | Не облагается сумма суточных до 700 рублей (в сутки). Если сотрудник отправлен в зарубежную командировку, этот лимит увеличивается до 2500 рублей. Сумма сверх этого лимита облагается НДФЛ | Не облагаются суммы в лимите, установленном внутренними нормативными актами |
| Средняя ЗП, выплачиваемая за исключением дней болезни | Учитывается в составе трат | Учитывается в составе трат | Облагается | Начисляются |
| Траты на проживание | Учитываются | Учитываются в составе трат | Не облагаются | Не начисляется |
| Траты на проезд | Учитываются в составе трат | Учитываются | Не облагаются | Не начисляется |
ВАЖНО! Если сотрудник госпитализирован, на период госпитализации траты на аренду жилья не возмещаются.
Пособие по временной нетрудоспособности сотрудника
Работник имеет право подтвердить период болезни и получить пособие за весь период заболевания. Оплата производится в размере среднего заработка с учетом:
- Дохода, полученного работником в течение предшествующих случаю 2-х лет.
- Сумм, полученных лицом от всех работодателей.
- Количества дней периода. Исчисление суммы среднедневного заработка определяется путем деления итоговой суммы на число дней в периоде. В 2017 году используется число с учетом дней високосного года – 731.
- Общего трудового стажа работника. От длительности периодов трудоустройства зависит коэффициент, применяемый к среднему заработку. При стаже до 5 лет используется коэффициент 0,6; от 5 до 8 лет – 0,8; свыше 8 лет – 1,0.
Командировка больного сотрудника
Можно ли отправить работника на больничном в командировку?
Работника, который находится на больничном, нельзя направить в служебную командировку, так как в период временной нетрудоспособности работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей. Таким образом, работодатель не может обязать сотрудника поехать в командировку даже при возникновении производственной необходимости. Если у работника имеется листок нетрудоспособности, то причина, по которой он отсутствует на работе, является уважительной. Поэтому, если работник отказывается от направления в командировку, его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Работодатель обязан оплатить сотруднику весь период болезни в соответствии с датами, указанными в больничном листе. Если работник раньше срока приступает к своим служебным обязанностям, работодатель также обязан произвести оплату труда работника. Однако оплачивать одновременно и зарплату, и пособие запрещает п. 1 ст. 1.3 Закона № 255-ФЗ.
Выход на работу (в том числе командировка) в период нахождения работника на больничном является одним из видов нарушения режима лечения, предписанного лечащим врачом. Это может повлечь снижение пособия по временной нетрудоспособности (ст. 8 Закона № 255-ФЗ, п. 58 Порядка, утвержденного Приказом № 624н). ФСС РФ, а также суды в большинстве случаев требуют, чтобы работодатель самостоятельно контролировал соблюдение работником предписаний врача.
Таким образом, если в период болезни сотрудник будет направлен в командировку, выплата больничного пособия за указанный период может быть признана неправомерной.
Для избежания претензий со стороны контролирующих органов рекомендуется все же отложить командировку до полного выздоровления работника или же отправить в служебную поездку другого сотрудника.
В отдел кадров заглянул начальник отдела развития.
— У нас Смирнов направился на очень важные переговоры в Нижний и сейчас сообщил, что попал в больницу с аппендицитом. Давайте определимся с нашими действиями.
— Какие будут предложения? — уточнила кадровик.
— Первое: могу ли я, если не получится договориться с партнерами о переносе переговоров, направить в командировку другого работника с той же целью? У налоговой претензий не будет?
— Можете.
— Дальше: если согласятся подождать Смирнова, я смогу продлить ему командировку и надо ли спрашивать его согласие на это?
— Командировку продлить можете и согласие на продление спрашивать не надо.
— Еще Смирнов спрашивал, брать ли ему больничный?
— Конечно, брать.
— Ну и последнее: нужны ли от меня в связи с его болезнью какие-либо бумаги, помимо служебки о продлении командировки или направлении другого работника?
Тут кадровик задумалась.
— А он свои вещи из гостиницы забрал? По идее, если работник попадает в больницу, то у организации нет необходимости оплачивать жилье.
— Вас понял. Вопрос с вещами и освобождением номера сейчас решу, как и с продолжением переговоров, о результатах вам сразу доложу.
Остановив руку, потянувшуюся было к несуществующей фуражке, начальник отдела развития слегка хлопнул ладонью по столу, как бы ставя точку в разговоре, и вышел.
Налоговый учет командировочных выплат
Работодатель имеет полное право выплачивать работнику пособие на время болезни. И это пособие может учитываться в целях обложения налогами. Кроме того, в целях налогообложения учитываются командировочные траты.
Рассмотрим все командировочные выплаты и особенности их налогообложения:
| Выплата | Налог на прибыль | УСНО | НДФЛ | Страховые взносы |
| Больничное пособие | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня, которое начисляет именно работодатель | На пособия начисляется НДФЛ | Не начисляются |
| Суточные | Учитываются в составе трат | Учитываются в составе трат | Не облагается сумма суточных до 700 рублей (в сутки). Если сотрудник отправлен в зарубежную командировку, этот лимит увеличивается до 2500 рублей. Сумма сверх этого лимита облагается НДФЛ | Не облагаются суммы в лимите, установленном внутренними нормативными актами |
| Средняя ЗП, выплачиваемая за исключением дней болезни | Учитывается в составе трат | Учитывается в составе трат | Облагается | Начисляются |
| Траты на проживание | Учитываются | Учитываются в составе трат | Не облагаются | Не начисляется |
| Траты на проезд | Учитываются в составе трат | Учитываются | Не облагаются | Не начисляется |
ВАЖНО! Если сотрудник госпитализирован, на период госпитализации траты на аренду жилья не возмещаются.
Оплата больничных в командировке
Больничный лист командированному работнику оплачивается на общих основаниях. Помимо пособия по временной нетрудоспособности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Однако за период нетрудоспособности выплачивают не зарплату, а пособие. Больничный лист оплачивается в полном размере в соответствии с действующим законодательством РФ.
Правила расчета пособия по временной нетрудоспособности:
- Чтобы рассчитать сумму больничного, бухгалтер берет за основу зарплату сотрудника за два года, которые предшествовали моменту заболевания служащего.
- Листок нетрудоспособности в полном размере компенсируется, если рабочий стаж составляет больше восьми лет. 80% выплачивается при трудовой деятельности от пяти лет. Если показатель ниже, сотруднику положено 60%.
- Больничный оплачивается за каждый день временной нетрудоспособности служащего.
- При расчете суммы пособия бухгалтер учитывает не все рабочие периоды и начисления. На законодательном уровне утвержден список доходов, которые не учитываются при расчете суммы выплат за больничный лист. Например, ранее оплаченные пособия по болезни или уходу за ребенком. При расчете также исключают компенсации, выплаченные служащему.
Страховые взносы с пособия не оплачиваются. Выплаченная сумма облагается НДФЛ.
Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Например, использование работником в аэропорту зала официальных лиц и делегаций (VIP-зала, бизнес-зала, зала повышенной комфортности).
Долгое время Минфин России разъяснял, что к аэропортовым платежам и сборам, которые не облагаются НДФЛ, относятся только обязательные платежи, к которым не относится оплата услуг VIP-зала аэропорта (письмо от 6 сентября 2007 г. № 03-05-06-01/99).
Потом финансисты поменяли свою точку зрения. При возмещении таких расходов работнику НДФЛ удерживать не нужно, так как в законе нет ограничений на порядок проезда сотрудника к месту командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Об этом сообщается в письмах Минфина России от 20 сентября 2013 года № 03-04-06/39125 и от 15 августа 2013 года № 03-04-06/33238.
Суды же уточнили, что возмещение таких расходов не облагается НДФЛ при условии, что экономическую выгоду получает организация, а не работник. Использование услуг бизнес-зала целесообразно при обеспечении командированному работнику в силу специфики его деятельности доступа к телекоммуникационным средствам связи, возможности сохранять коммерческую тайну при переговорах с партнерами (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2013 г. № А42-7726/2011, ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 года № КА-А40/18048-10 по делу № А40-5572/10-20-75).
Кроме того, если оплата данных услуг для командированных сотрудников предусмотрена локальным нормативным актом компании, такие выплаты не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 8 июля 2009 г. по делу № А55-15143/2008).
Вывод: следует утвердить положение о командировках, где предусмотреть компенсацию командированным расходов на обслуживание в VIP-залах аэропортов, а также и других расходов, которые могут возникнуть во время командировки. Это могут быть расходы на междугородные переговоры как со стационарного, так и с мобильного телефона. Их величину подтвердят квитанции из гостиницы (или от оператора мобильной связи) с распечаткой телефонных номеров. Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен поставить резолюцию «Бухгалтерии — оплатить».
Отправлять работников в командировку можно и чартерным рейсом, если на требуемую дату нет регулярных или транзитных рейсов по маршруту командировки или билетов соответствующего класса (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2012 г. по делу № А40-110493/11-99-474).
Продление служебной поездки на время нетрудоспособности
Работодатель имеет право продлить срок командировки по своему усмотрению. Для продления служебной поездки руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме, прописав в нем причину продления командировки и ориентировочный срок ее окончания. Дубликат документа отправляется сотруднику с помощью факса, электронной почты или иным способом.
Нижеуказанные категории наемных работников обязаны прислать согласие на изменение даты окончания поездки:
- женщины, у которых есть дети младше трех лет;
- родители или опекуны, занимающиеся воспитанием детей до пяти лет в одиночку;
- сотрудники, имеющие ребенка с ограниченными возможностями;
- работники, которые ухаживают за недееспособными членами семьи (необходимо доказать это медицинским заключением).
Работник заболел перед командировкой
Бывает так, что денежные средства на командировку уже частично потрачены: куплены билеты, оплачена гостиница, выдан аванс, а сотрудник в последний момент заболел. Тогда работодатель направляет в командировку другого специалиста, переносит или вовсе отменяет командировку.
В чем подвох. Работник может успеть потратить часть выданных авансом денег. Например, на покупку билета. Если билеты приобретали без права возврата, то вернуть деньги невозможно.
Какие ошибки допускают работодатели. Взыскивают с сотрудника, который не смог поехать в командировку, затраты на невозвратные билеты.
Как сделать правильно.
Даже если командировку отменили, компенсировать сотруднику стоимость неиспользованных билетов нужно в полном размере (ст. 167 ТК РФ). Для этого издать приказ об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок (образец ниже).
Получить от сотрудника авансовый отчет по израсходованным суммам вместе с документами, подтверждающими покупку и возврат билетов, удержание штрафа за снятую бронь и др. (ст. 166 ТК РФ, п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.
№ 749, далее – Положение № 749).
Если работник оформил больничный сразу после командировки и не вернулся домой
Суточные выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства[2] (п. 25 Положения № 749, п. 14 Порядка № 813).
То есть суточные начисляются и в период исполнения служебного задания в командировке, и во время временной нетрудоспособности. Выплаты сотруднику Сотруднику за время работы и период заболевания в командировке начисляются, соответственно.
оплата в размере среднего заработка и пособие по временной нетрудоспособности. Средний заработок. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).
Порядок его исчисления определен статьей 139 Трудового кодекса РФ, Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв.
Для государств, подписавших конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, заключенную в Гааге 5 октября 1961 года (далее — Гаагская конвенция), доказательством подлинности послужит апостиль, проставленный на документе компетентным органом государства, в котором этот документ был выдан. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа.
Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке (ст. 4 Гаагской конвенции).
Какие выплаты полагаются работнику
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 сотруднику положены выплаты суточных на весь срок командировки и на период болезни в поездке. Согласно ТК РФ (ст. 167) работник сохраняет за собой место на постоянной работе. Ему возмещают траты, связанные со служебной поездкой. В случае временной нетрудоспособности сотрудника в командировке компенсируются расходы на оплату съемного жилья.
ВНИМАНИЕ! Если работник находится на стационарном лечении, траты на аренду жилплощади на этот промежуток времени не включаются в смету.
Если работник заболевает в командировке за границей, ему необходимо оформить медицинский документ, подтверждающий факт заболевания сотрудника во время поездки. По возвращении домой гражданину нужно обратиться в местное медучреждение, чтобы заменить иностранный бюллетень на документ российского образца.
Оплата больничных в командировке
Больничный лист командированному работнику оплачивается на общих основаниях. Помимо пособия по временной нетрудоспособности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Однако за период нетрудоспособности выплачивают не зарплату, а пособие. Больничный лист оплачивается в полном размере в соответствии с действующим законодательством РФ.
Правила расчета пособия по временной нетрудоспособности:
- Чтобы рассчитать сумму больничного, бухгалтер берет за основу зарплату сотрудника за два года, которые предшествовали моменту заболевания служащего.
- Листок нетрудоспособности в полном размере компенсируется, если рабочий стаж составляет больше восьми лет. 80% выплачивается при трудовой деятельности от пяти лет. Если показатель ниже, сотруднику положено 60%.
- Больничный оплачивается за каждый день временной нетрудоспособности служащего.
- При расчете суммы пособия бухгалтер учитывает не все рабочие периоды и начисления. На законодательном уровне утвержден список доходов, которые не учитываются при расчете суммы выплат за больничный лист. Например, ранее оплаченные пособия по болезни или уходу за ребенком. При расчете также исключают компенсации, выплаченные служащему.
Страховые взносы с пособия не оплачиваются. Выплаченная сумма облагается НДФЛ.
Законодательное обоснование
Сотрудник в процессе командировки продолжает свою трудовую деятельность. Его работа не приостанавливается. Следовательно, оформление больничного в процессе командировки – это вполне правомерное мероприятие. То есть правомерными являются и выплаты по листу нетрудоспособности.
Нормы, которые нужно учесть при организации командировок, содержатся в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Пунктом 13 этого Постановления установлено, что суточные должны выплачиваться на протяжении всего срока командировки. Даже если человек ушел на больничный, он все равно будет получать суточные.
Поездка по поручению работодателя предполагает сохранение за сотрудником и его рабочего места, и его средней ЗП. Работодатель также должен возмещать траты сотрудника. Для этих целей выплачиваются суточные. Соответствующее положение содержится в статье 167 ТК РФ.
Особенности выдачи листа нетрудоспособности регламентируются Приказом Минздравсоцразвития №514. На этот нормативный акт нужно обратить внимание, если сотрудник отправлен в командировку в другую страну. Пунктом 8 Приказа установлено, что работник, находясь в зарубежной командировке, может получить больничный лист в иностранной клинике. Этот лист обменивается на документ образца РФ по приезде в страну.
Начисление НДФЛ на выплаты по листу нетрудоспособности, полученному в командировке, регламентируется пунктом 1 статьи 210 и статьей 217 НК РФ.
Оформляем командировку во время больничного
Оформление командировки во время больничного чревато для работодателя серьезной головной болью, связанной с оплатой труда такого работника. С одной стороны, ФСС считает выход на работу до завершения указанного в листе нетрудоспособности срока нарушением больничного режима, что, в свою очередь, требует снижения размера пособия (ст.8 федерального закона №255-ФЗ). С другой стороны, на работодателя возлагается обязанность оплатить сотруднику весь период болезни в соответствии с указанными в больничном листе датами. Не оплачивать труд специалиста, раньше срока приступившего к выполнению служебных обязанностей, (в частности, отправившегося в командировку), тоже нельзя. А выплачивать одновременно и зарплату, и пособие по временной нетрудоспособности закон запрещает, поскольку это противоречит самой сути социального страхования. Что же делать?
Во избежание дальнейших проблем и претензий со стороны надзорных органов лучше, конечно же, отложить командировку до полного выздоровления сотрудника. Но если дело не терпит отлагательств, можно:
- не оформлять выход на работу официально, оплатив труд работника путем выдачи премии (не лучший вариант, поскольку речь идет о нарушении закона, пусть и не самом серьезном — в случае расследования инцидента могут наступить нежелательные правовые последствия);
- заключить с работником гражданско-правовой договор для выполнения отдельных работ (в рамках трудовых отношений сотрудник получает пособие по временной нетрудоспособности, а в рамках гражданско-правовых — оплату оказанных организации услуг, в данном случае — командировки).
Впрочем, болезнь не планируется заранее и может настигнуть в любой момент — например, когда работник уже прибыл на место назначения. И здесь важно как можно скорее поставить в известность работодателя: не исключено, что он примет решение продлить командировку (для этого издается отдельный приказ), а если речь идет о чрезвычайно ответственном задании, которое нельзя отложить — направит для его выполнения другого сотрудника. После возвращения работника необходимо отметить в табеле учета рабочего времени дни болезни и дни выполнения служебного задания (на основании оригинала больничного листа).