Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обложка дела по личному составу дела постоянного срока хранения организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ
- Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
- Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.
2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )
2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).
2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных листов и пропущенных номеров;
— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
При размещении документов работник архива руководствуется правилами:
— все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;
— документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;
— дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные могут размещаться горизонтально;
— коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;
— на коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи, крайние номера дел, размещенных в данной коробке, даты дел, находящихся в коробке, и номер коробки в пределах фонда;
— не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.34., 2.35. Правил);
— документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (п. 2.35. Правил).
Рекомендуется хранить электронные документы раздельно по видам электронных носителей, в разных коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.
Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.
Электронные документы могут храниться на серверах, принадлежащих организации или арендуемых организацией.
Как сдать личное дело работника в госархив
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют: акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет; тарификационные ведомости – 25 лет; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет; списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.
При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
Назначение и цели личных дел
Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.
Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.
В личное дело включают документы:
- предоставленные работающим во время трудоустройства;
- издаваемые в компании в период его деятельности.
Полученная информация нужна работодателю для:
- оформления трудовых отношений;
- организации последующего обучения работника;
- разработки планов карьерного роста;
- обеспечения безопасности;
- контроля качества исполняемых должностных функций.
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Обложка дела — образец оформления переписки
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА»
(ОАО «Горка»)
На 57 листах
Хранить 75 лет ЭПК
Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения. При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки.
Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения . В качестве временных рамок будут выступать две даты — самого раннего документа и соответственно самого позднего. Если речь идет о личном деле сотрудника, то ситуация обстоит несколько иначе, даже при наличии более ранних документов, верхней крайней датой будет та, когда зарегистрирован приказ о приеме на работу, а нижней — когда зарегистрирован приказ об увольнении.
Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки. Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).
Все зависит от самого дела, его толщины, размера корешка, а также информации, которой вам будет достаточно для поиска и т.д. Используйте для оформления примерную форму, приведенную ниже:
Приказы о приеме на работу
Надеемся, что данного объема информации достаточно для того, чтобы вы на практике смогли оформить обложку дела правильно, в соответствии с имеющимися требованиями.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .
Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.
Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также » , не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.
Сдача документов на хранение в государственные архивы
Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 2. Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п.
Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников
- В таком виде возможно ЛД сдать в архив? — подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.
- Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? — да, обязательно (пункт 3. 6. 4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).
- Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13. 20 КоАП РФ).
В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3. 6. 4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.
Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3. 5. 3 и 3. 6. 18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров;
- анкета ;
- дополнение к личному листку по учету кадров ;
- автобиография;
- заявление о приеме на работу;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия ИНН;
- должностная инструкция;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п. ). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме ( приложение 9 ), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Какие документы из личного дела работника сдаются в архив
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п. ). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 2. Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Как оформляется обложка дела по личному составу
Приказы руководителя организации по личному составу являются наиболее социально значимыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необходимую для граждан информацию социальноправового характера.
Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверждения места и времени работы, квалификационной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.
Виды приказов руководителя организации по личному составу Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Обложка дела — образец оформления переписки
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА»
(ОАО «Горка»)
На 57 листах
Хранить 75 лет ЭПК
Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения. При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки.
Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения . В качестве временных рамок будут выступать две даты — самого раннего документа и соответственно самого позднего. Если речь идет о личном деле сотрудника, то ситуация обстоит несколько иначе, даже при наличии более ранних документов, верхней крайней датой будет та, когда зарегистрирован приказ о приеме на работу, а нижней — когда зарегистрирован приказ об увольнении.
Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки. Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).
Все зависит от самого дела, его толщины, размера корешка, а также информации, которой вам будет достаточно для поиска и т.д. Используйте для оформления примерную форму, приведенную ниже:
Приказы о приеме на работу
Надеемся, что данного объема информации достаточно для того, чтобы вы на практике смогли оформить обложку дела правильно, в соответствии с имеющимися требованиями.
Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.
Как исправлять ошибки
Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.
Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…
Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.
Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.
Сроки хранения документов в архиве
Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:
- 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
- 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
- 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
- 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
- 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
- 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.