Какие документы нужны для трудоустройства на работу в России

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужны для трудоустройства на работу в России». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Шаг 2 — Получение от работника документов при трудоустройстве

По ст. 65 ТК для трудоустройства работника и оформления с ним трудового договора нужны такие документы:

• оригинал паспорта или другого документа удостоверения личности;
• СНИЛС, в т.ч. в электронной форме;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (исключение — это первая работа). При первичном трудоустройстве бумажную трудовую книжку не оформляют. Если сотрудник выбрал ведение электронной трудовой, то он представляет новому работодателю данные о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. При необходимости работодатель переносит указанную информацию в свою кадровую учетную систему;
• документы по воинскому учету (военный билет, справку, приписное свидетельство — для военнообязанных);
• документ об образовании или квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует спецзнаний и спецподготовки;
• справка о наличии (отсутствии) судимости — предоставляется по необходимости. С 01.03.2023 г. будет действовать Закон от 11.06.2022 г. № 155-ФЗ, согласно которому будет запрещено привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по некоторым статьям, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.

Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:

• педагогическая,
• медицинская,
• правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
• муниципальная и госслужба,
• связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
• работа в авиакомпаниях,
• безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
• менеджмент клиринговых организаций,
• руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).

Спорные моменты об ИНН и регистрации

Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.

По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.

Список документов при приеме на работу (с расшифровкой)

Рассмотрим, какие документы для заключения трудового договора обязательны, а какие работодатель может попросить дополнительно и нужно ли с ним спорить в таком случае.

Перечень нужных официальных бумаг для трудоустройства есть в Трудовом кодексе РФ в ст. 65. Согласно представленной информации, работодатель обязан потребовать от соискателя следующие документы:

1. Удостоверяющие личность — как правило, это внутренний паспорт. Но закон допускает рассмотрение в данном случае и других удостоверений подобного типа, без уточнения, каких именно. На практике обычно берут документы с фотографией соискателя, и которые содержат главные сведения о нем. Это может быть:
2. загранпаспорт (для неграждан РФ);
3. водительское удостоверение;
4. свидетельство о рождении (в случае с детьми, которые еще не получили паспорт);
5. военный билет (для военнослужащих со ступени прапорщика либо мичмана);
6. удостоверение иммигранта (для тех, у кого есть статус беженца);
7. свидетельство о предоставлении в РФ временного убежища;
8. справка об освобождении из тюрьмы (для тех, кто отбывал наказание в местах лишения свободы).

Важно знать, что наличие документа, удостоверяющего личность соискателя — обязательное условие при приеме на работу. Отсутствие такого — абсолютная причина не взять на работу, и это будет законно со стороны работодателя.

• Официальная бумага о воинском учете — для военнослужащих и призывников. Те, кто уже отслужил или лица в запасе предъявляют военный билет либо соответствующее удостоверение взамен такого билета. Будущие призывники предоставляют справку из военкомата, что состоят на воинском учете.

Если таковой бумаги нет, в трудоустройстве не отказывают, просто кадровик сам ставит в известность местный военный комиссариат о потенциальном призывнике и личное дело такого работника оформляет с соответствующей пометкой.

• Документ об образовании. Это может быть любой из документов о пройденном обучении:
• свидетельство о неполном среднем образовании;
• аттестат о среднем образовании;
• диплом о получении профессионального образования (при его наличии первые два не предоставляются);
• свидетельство о повышении квалификации.

Документы для работы в муниципальной службе

1. О расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Конечно же, имеются в виду крупные расходы, а не поход за продуктами. Если у работника есть, к примеру, собственный бизнес, то запросто могут потребовать документы на его ведение.
2. Сведения о супруге работника и его несовершеннолетних детях: свидетельство о браке, о рождении детей, паспорт супруги/супруга, информация о месте работы мужа/жены.
3. О доходах за год, предшествующий поступлению на работу: справка о доходах за прошедший год выдаётся работодателем или уполномоченным отделом кадров до 1 апреля нового года.

Чтобы трудоустроиться, соискатель должен предъявить своему будущему работодателю следующий перечень документов. Вне зависимости от того, впервые ли данный кандидат на должность трудоустраивается, или он уже имеет трудовой стаж, он должен представить в отдел кадров свой паспорт или другой документ, который подтверждает его гражданство России.

Если на работу устраивается иностранный гражданин, то это может быть паспорт другого государства, вид на жительство, документ, подтверждающий право временного нахождения на территории страны.

Гражданам некоторых государств необходимо иметь разрешение на работу или действующий патент. Эти документы также нужно представить.

Трудовая книжка, в которой стоит запись о последнем месте работы.
При первичном трудоустройстве, этот документ заводит на нового работника работодатель. Он должен правильно заполнить титульный лист, чтобы книжка имела юридическую силу. Если происходит трудоустройство на микропредприятие, где численность работников менее 15 человек, то трудовую книжку можно не предъявлять.
Если же соискатель ранее работал, но его трудовая книжка сейчас утеряна, то она восстанавливается. Так как весь стаж сейчас «хранится» в ПФР, то можно принести справку из территориального отделения. Если трудовая утеряна из-за форс-мажорных обстоятельств, а стаж необходимо восстановить, то создается специальная комиссия. Решением комиссии составляется акт с указанием стажа и должности работника. После этого выдается новая трудовая книжка. Записи, сделанные в других организациях, можно подтвердить справками или документами, выданными в этих организациях.
Факт работы, в случае отсутствия документов, можно заменить показаниями двух свидетелей. Обязательность полной записи сведений о должности и стаже касается лишь последней работы. Книжка дает возможность доказать опыт работы. Ведь в некоторых организациях устроиться на работу можно, имея определенный стаж работы, например, год, в зависимости от требования к кандидату.

СНИЛС – это индивидуальный номер личного счёта в сфере пенсионного обеспечения.
Каждый работник должен быть отмечен в системе государственного пенсионного страхования. Свидетельство оформляется работодателем при поступлении на первую работу. Человек может его оформить сам, но до момента трудоустройства. Как только подписываются документы, и человек начинает работу, обязанность решать вопросы со свидетельством ложится на работодателя. Сейчас государство обязало иметь СНИЛС с рождения, поэтому родители новорожденного оформляют этот документ вместе с другими документами. Поэтому молодые граждане, устраиваясь на работу впервые, уже предъявляют работодателю этот индивидуальный номер.

Также при трудоустройстве необходимо получить ИНН. Как правило, молодые люди, которые впервые устраиваются на работу, уже имеют на руках такое свидетельство. Если же его нет, то поможет его оформить работодатель.

Документы, подтверждающие образование соискателя и его профессиональный уровень.
К таковым можно отнести дипломы, сертификаты, свидетельства, аттестаты о прохождении курсов повышения квалификации и прочие документы, которые повышают конкурентоспособность соискателя на рынке труда.

Организации и предприятия могут требовать получения образования в конкретном учреждении. Если будущий работник продолжает учиться, может потребоваться справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения. Какие документы при приеме на работу нужно принести, всегда желательно уточнять непосредственно у работодателя.

Судимость или наличие уголовного дела, даже прекращенного без осуждения человека, может быть препятствием принятия на работу.
Примером могут служить структуры МВД, ВС, и связанные с ними организации. Получить справку с такой информацией можно в информационном центре либо заказать её через Интернет на сайте МВД. Военный билет или иной документ воинского учёта. Его предъявляют только молодые люди, которые, по возрасту, подлежат призыву в армию.

Официальное трудоустройство

Заключение трудового договора с соискателем является его официальным трудоустройством. Официальное трудоустройство – это порядок оформления граждан на работу, который установлен ТК РФ. А неофициальное – это фактическое исполнение гражданином трудовых обязанностей, но при этом такие работники лишены гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Неофициальное трудоустройство, к сожалению, сильно распространено в наши дни.

Официальное трудоустройство гражданина подразумевает под собой:

• гарантированное получение вознаграждения за выполненную работу;
• право на получение ежегодного отпуска и компенсации за него;
• право на оплачиваемый больничный.

Кроме того, работодатель исполняет свои обязанности по отношению к официальному работнику:

• делает отчисления на его будущую пенсию;
• уплачивает взносы в фонды;
• уплачивает налоги в бюджет.

Официальное трудоустройство происходит при следующих обстоятельствах:

• соискатель пишет заявление, то есть изъявляет добрую волю трудиться именно у этого работодателя;
• последний, в свою очередь, выпускает соответствующий приказ о зачислении данного соискателя в штат сотрудников;
• на основании этого оформляется и подписывается трудовой договор;
• работник должен ознакомиться с приказом, со своей должностной инструкцией, а также с другими локальными нормативными актами.

Именно после подписания сторонами трудового договора у работодателя возникают определённые обязанности по отношению к работнику. Чтобы избежать этих обязанностей, работодатель может предложить соискателю устроиться на работу нелегально, то есть неофициально. Кроме того, это поможет сэкономить работодателю на налогах, а работнику на страховых взносах в ПФР и другие фонды. Именно этими аргументами руководствуется недобросовестный работодатель, предлагая соискателю неофициальное трудоустройство.

Стоит понимать, что нелегальное трудоустройство сильно «проигрывает» легальному. Отрицательные моменты такой «работы»:

• неофициальный работник лишён всех прав и гарантий. То есть он не может уйти на больничный или в отпуск. Кроме того, пособия по листу нетрудоспособности или за отпуск, даже если и выплачиваются, ничтожно малы;
• нередко работодатель обманывает таких работников с заработной платой;
• работодатель может придумать систему штрафов, что при официальном трудоустройстве недопустимо;
• работодатель заставляет своих работников работать сверх нормы или по выходным, грозя им увольнением. При этом сверхурочная работа никак не оплачивается;
• другие минусы, которые могут возникнуть в зависимости от вида деятельности работодателя.

Не обязательные документы

Следующие документы просят многие работодатели, но требовать предъявить их в обязательном порядке нельзя. Тем не менее, предоставление некоторых из них отвечает интересам самого работника.

Документы, требуемые в общем случае

Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
• документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
• документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

Документ, которые требуются от гражданина при оформлении занятости

Как я уже сказал, в ТК РФ для трудоустройства на работу реестр документов указан достаточно подробно, чтобы исключить возможную ошибку в подготовке полного пакет. Для большей понятности, приведу данные о нужных бумагах с небольшими пояснениями в виде таблицы:

Похожие записи:

• Чем отличается ведомственная охрана от вневедомственной охраны
• Развитие малого бизнеса в России
• Где лучше поменять валюту в дубае