Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где можно использовать факсимильную подпись. Что такое факсимильная подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.
В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.
В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.
Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.
В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.
Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.
Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!
Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.
Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.
Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.
У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре
Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.
Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати организации. Законом этот способ не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.
Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.
Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ
Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.
Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.
Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.
Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.
Что такое факсимильное воспроизведение подписи
Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.
Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.
Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.
Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:
- направляется одной из сторон;
- оплачивается другой стороной;
- отражает в себе условия договора;
- подкреплена дополнительным соглашением.
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими
Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.. Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т. п.
В соответствии с п. 3.6 Положения № 637 выдачу наличности кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или расходной ведомости. Если выдача наличности проводится по доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, в том числе и лица, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности».
То есть использование факсимиле для подписи приходных и расходных кассовых ордеров (других кассовых документов) действующим законодательством не предусмотрено.
Источник : Единая база налоговых знаний
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы
Теоретически гражданское право идентифицирует факсимиле с личной подписью. Но есть проблема. Использование факсимильной печати разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций очень мало.
Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставят штампы в договорах вместо подписей.
Поэтому сначала они должны будут составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.
В противном случае, в случае возникновения конфликта, судья не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.
Факс не заменяет собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, имеющих финансовые последствия:
- платежные поручения;
- банковские чеки;
- инвойсы (что это?);
- накладные;
- акты сдачи-приемки работ;
- налоговая декларация.
При оформлении трудовых отношений и оформлении доверенности руководитель также должен поставить личный автограф.
На практике оказывается, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: указов, циркуляров, благодарностей (писем, благодарностей).
А потом необходимо опубликовать отдельный документ с присвоением прав хранения и проставлением следа конкретному человеку.
Виды и особенности факсимиле
Факсимильная подпись может быть создана из нескольких типов материалов:
- Резина имеет износостойкую структуру, благодаря которой четко передаются все линии, изгибы, формы и т.д. Такой продукт выдерживает большие нагрузки, поэтому факсимиле резины часто заказывают у крупных компаний.
- Твердый полимер имеет менее износостойкую структуру, но за счет недорогого материала можно получить копию, полностью достойную подписи. Поэтому этот метод пользуется наибольшей популярностью у покупателей.
Факс-системы могут быть двух типов:
- Автоматическая установка — это механизм, который имеет встроенную подушку, клише, и при нажатии клише погружается в подушку и оставляет четкое впечатление на поверхности.
- Ручные инструменты: они также могут быть сделаны из пластика или металла, но вам нужно окунуться в отдельную подушечку для штампа. Но в отличие от первого, эта установка имеет компактные размеры.
Каждый из этих продуктов снабжен прозрачным окном вверху, куда можно поместить образец краски, избегая возможной путаницы.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный отпечаток может быть размещен на:
- Почетные грамоты и грамоты.
- Страховые полисы (мед.
- Сертификаты обслуживания и награды.
- Уведомления, уведомления, приглашения, благодарности или поздравительные тексты (письма).
- Патенты, свидетельства Федерального Собрания на интеллектуальную собственность (Распоряжения Роспатента № 60 от 09.03.1993, № 56 от 31.05.2007).
- Подтверждение результатов Единого государственного экзамена (Единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в образовательной и научной сфере (07.04.2006).
- Соглашения и дополнения к ним, если такая возможность прямо оговорена в текстах, указанных или установленных другим соглашением сторон.
Ряд нормативно-правовых актов предусматривает прямой запрет на использование факсимильных оттисков, например:
- Законодательные и другие правовые акты. Федеральные законы в Российской Федерации утверждаются лично Президентом страны, в законах субъектов государства они также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителя и печатью предприятия. Распоряжение ЦБ РФ № 28-я (14.09.2006) позволяет заполнить анкету с помощью компьютерной техники или печатного станка, но не предусматривает аналог рукописной визы.
- Информация об аукционе (конкурентная). В документах о порядке проведения аукционов и конкурсов установлен прямой запрет на использование аналогичного факсимиле. Например, аналогичное требование содержится в приказе Департамента конкурентной политики города Москвы № 70-01-167 / 7 (13.07.2007) приказом Федерального агентства по образованию от 13.07.2007 г. 1182 (07.02.2007).
- Декларирование соответствия товаров (продукции) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование действительной подписи содержится в рекомендациях, утвержденных постановлениями Минпромэнерго РФ от 28 декабря 2010 г. 53 (22.03.2006), н. 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Счета-фактуры.
- Фискальная декларация.
- Документы, для которых требуется нотариальное заверение. Подпись должна быть поставлена от руки и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ нотариального законодательства, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль копиями, в том числе факсимильными ?